2016 MART SONUNA KADAR VERİLECEK TÜBİTAK DÖNEM RAPORU ALT BİLEŞENLERDEN OLAN MALİ RAPOR DENETİMLERİMİZDEN GERİ BİLDİRİMLER | AB YMM | Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK

2016 MART SONUNA KADAR VERİLECEK TÜBİTAK DÖNEM RAPORU ALT BİLEŞENLERDEN OLAN MALİ RAPOR DENETİMLERİMİZDEN GERİ BİLDİRİMLER

Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK

Ulusal ve Uluslar arası Ar-Ge ve Yenilik Hibe Fonları

Uygulayıcısı, YMM, Sorumlu Ortak Baş Denetçi

www.abdanmerymm.com

abdanmer@gmail.com

Mihraç SARI

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir

Gülçin GÖKÇEYREK

AR-GE ve Yenilik Mali Rapor Uzmanı

 

 01.03.2016

 

 

GİRİŞ                                                                                                                 

Mali rapor denetimlerinde aşağıda tanımlanan sorunları yaşamaya devam ediyoruz. Aydınlanarak daha dikkatli olmak mecburiyetindeyiz. TÜBİTAK projelerinin önderlik ettiği diğer seri üretim ve yatırım teşviklerini de riske sokarız.

A.ÖDEMELERE DİKKAT

Mali Rapor harcama ve gider kalemlerinden başta malzeme olmak üzere alet-teçhizat, hizmet alımlarına ait faturaların AGY500 YMM raporu yazılıncaya kadar bankadan havale ya da çek şeklinde ödenmesi şart. YMM raporu yazarken banka dekontunun ve banka ekstresinin de bankadan teyidini istiyoruz. Aslında baştan iyi kurgulanırsa ödeme şartını yerine getirmek oldukça kolay. Bunu açıklamak için ödeme yöntemlerini aşağıdaki gibi analiz edebiliriz.

ÖDEME YÖNTEMLERİ

Faturaların ödemesi ya fatura bazında ya da cari hesap usulü yapılır.

Fatura bazında ödemede, dekontun açıklama bölümüne faturanın numarası yazılır (yer varsa tarihi de yazılabilir). Birden fazla fatura numarası da yazılabilinir, bu durumda fatura tutarlarının toplamı havale (aynı bankanın farklı şubeler arası) ya da EFT (farklı bankalar olursa) toplamına eşit olmalı. Açıklama bölümü birden fazla fatura numarası yazımı için yeterli olmazsa, bize göre birden fazla dekont düzenlenebilir. Önemli olan fatura numaralarının net olarak tespit edilebilmesidir.

Fatura bazında ödemede yaşadığımız sorun, açıklama bölümüne fatura numarasından farklı bilgilerin örneğin proje numarasının yazılmasıdır. Böyle durumda biz emin olmadığımız için, çok daha zor yöntem olan cari hesap usulüne göre ödeme yöntemini kullanıyoruz.

Diğer bir karşılaştığımız husus, açıklama bölümüne fatura numarası yazıldığı halde, fatura bedelinin tamamının havale edilmemesidir. Bu durumda fatura bedelinin tamamı üzerinden KDV’yi düşerek, geri kalan meblağ hibe kapsamına alınmakta, aynı dönemin müteakip aylarında ya da sonraki dönemde yine fatura numarası açıklama kısmına yazılarak ödeme yapılmışsa, kapsama alınabilmektedir.

Çekle ödemelerde de çek bordrosunun ya da tahsilat/tediye makbuzunun açıklama kısmına yine fatura numarasını yazmak gerekiyor.

Biz ödeme analizinde bankadan kaşe ve imzalı banka dekontunu istiyoruz. Bazen firmalar bankalarından kaşe ve imzalı dekont alamadıklarını beyan ettiklerinde, dekontun firma kaşe ve imzalanması ile bankadan kaşeli imzalı banka ekstresini istiyoruz, bu durumda dekonttaki tutarın ekstrede görülmesinin kontrolünü yapıyoruz.

Cari hesap usulü ödeme, açıkça söylemek gerekirse bizi ve firmayı gereksiz yere yoruyor. Fatura bazında ödeme yapılmadığında, firmanın tedarikçiyle olan tüm alım ile havale/çek ödemelerinin yer aldığı 320 satıcılar muavin dökümünü isteyerek, ilk Ar-Ge faturasının kesildiği tarihe bakıp, aşağıdaki olasılıkları irdeliyoruz:

  1. 320 satıcılar muavin dökümünde tek Ar-Ge faturası kesilmiş ise fatura tutarı dahil o tarihteki bakiyeye bakıyoruz. Fatura tarihinden itibaren YMM raporu yazılıncaya kadar bu tutarın ödenmesini arıyoruz. Ödeme yalnız eski borçları kapamış, Ar-Ge faturasına sıra gelmemişse, Ar-Ge faturası ödenmemiştir diye kapsam dışına alıyoruz. Mal ve hizmet iadeleri ya da çek iadeleri varsa onlara da dikkat ediyoruz.
  2. Birden fazla Ar-Ge faturası dönem içinde kesilmiş ise, son Ar-Ge faturasının kesildiği tarihteki bakiyenin ödenmesinin YMM raporu yazılıncaya kadarki kontrolü yanında, ilk Ar-Ge faturasının kesildiği tarihten son kesilen tarihe kadarki ara dönemdeki ödemelerin de banka teyitlerini talep ediyoruz.
  3.  Ar-Ge firması malzeme ya da hizmet aldığı firma ile avanslı çalışıyorsa, ilk Ar-Ge faturasının kesildiği tarihte karşı taraftan alacaklı olmakta, bu durumda ilk avans ödemelerinin yapıldığı tarihteki banka dekontlarının teyitlerini istemekte ve sonrasını da ödeme çıkarsa kontrol etmekteyiz.
  4. Ar-Ge firması tedarikçiden karşılıklı mal alım satımında da bulunuyorsa (yani takas),bu durumda tedarikçiden de kaşeli imzalı karşı virman hesap dökümünü de alarak, karşılıklı olarak örtüşüp örtüşmediğini kontrol etmek gerekir.

Personel ödemelerinde çalışan sayısı ne olursa olsun, mutlaka banka üzerinden yapılmalı,net ücret tam olarak( ne eksik ne fazla ) bankadan ödenmelidir. Bankadan dekont ve ekstreler kuşkusuz banka kaşe ve imzalı olması gerekiyor. 1 lira bile eksik ödenen personel maliyeti, tamamı üzerinden hibe kapsamı dışına alınırken, yukarıda açıkladığımız diğer ar-ge harcama ve gider faturalarında kısmi ödeme yapılmışsa, KDV’nin tamamı düşülerek geri kalan kısım, onaylanan harcama tutarına dahil edilebilmektedir.

Ara Çıktı

Mali Rapor ile AGY500 YMM Raporunun hem doğru şekilde oluşturulabilmesi için Ar-Ge firmalarının mümkün olduğu kadar fatura bazında banka yoluyla ödeme yapmasını önermekteyiz. Cari hesap usulü ödemede hata yapma olasılığı yüksek olup,  yanlışlık ya da eksiklik TÜBİTAK tarafından 10 yıl içinde yapılan denetimlerde tespit edildiğinde firma ile YMM birlikte müteselsilen fazla yapılan ödemeyi gecikme faiziyle birlikte geri ödemesi yanında 3 defa hatanın tekrarı halinde 3 yıl için firma için proje vermeme, YMM için yine 3 yıl için rapor yazmama cezası verilmektedir.

B.MALZEME MALİYETLERİ

TÜBİTAK –TEYDEB Ar-Ge projelerinde malzeme maliyetinin toplam maliyet içindeki payı uygulamadan aldığımız bilgilere göre ortalama %70 civarındadır. Dolayısıyla malzeme maliyet kalemine özel önem vermek gerekiyor.

– Prototip ürün ve/ ya da süreç Ar-Ge projelerinin genelde çıktısı bir makine olup, makinenin de tasarıma göre malzemeden imalatı söz konusudur. Projenin yenilikçi unsurlarını projede anlatırken, genelde mevcut durumla mukayesesinde makineyi bir bütün olarak değil de makineyi 5-7 arası ana bölüm ya da gruba ayırarak, mukayesesi yapılmaktadır. Bizce bu bölümlendirmeyi örneğin TÜBİTAK’ın <M016> formuna taşıyarak, malzemeleri listelemek gerekir. Bu şekilde formu inceleyen uzman ve hakem daha iyi bilgilendirilmiş olmakta, hatta projenin ekine makinenin katı model çizimini koyarak, üzerinde hem ana bölümleri hem de fiyatı yüksek malzemelerin yerlerini göstermek daha uygun olmaktadır.

– TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda bu konu şu şekilde vurgulanmaktadır: “Proje çıktısı ürün çok sayıda modülden/üniteden oluşuyorsa, modül/üniteyi oluşturan malzemelerden her biri ilgili modül/ünite başlığı altında M016 formunda malzemenin adı/birimi/miktarı/tutarı belirtilerek listelenmelidir.”

MALZEME GİDERLERİNİN GRUPLANDIRILMASI

– Proje maliyetini forma listelerken “Tahmini Maliyet sistemi” esas alınabilir. Sadece geçmiş dönemlerin neticelerine ve gelecekteki muhtemel gelişmelere göre istatistiki bazı hesaplarla önceden tespit edilen maliyetlere, tahmini maliyetler demekteyiz. Bunlar olması beklenen bir çeşit ortalama maliyettir ki, kesinlik dereceleri ve firma içi kontrol değerleri oldukça zayıftır. Haliyle fiilen gerçekleşen malzeme miktar ve maliyetleri esas alınarak maliyetlerin hesaplanması yöntemi olan <Fiili Maliyet Sistemi> de yaygın olarak kullanılmaktadır. Ekonomideki fiyat ve miktar hareketlerindeki değişkenlikler esas alınarak, bu sistemlerden hangisi ya da birlikte kullanımına firma karar vermektedir.

– Cıvata, somun, pul, vida gibi bağlantı elemanlarını tahmini maliyet listesine tek tek işlemektense toplu halde ebatları belirtilmeden adet yada kg. olarak gösterilmesi, listenin gereksiz yere uzatılmasını önlemektedir.

– Malzeme miktarları yazılırken küsuratlı miktarlar yazılmamalı başka bir deyişle örneğin 10,25 kg. değil 10 kg. şeklinde yazılmalıdır. Küsuratlı yazıldığı takdirde projesi verilen ürün yada makinenin daha önce yapılmış olduğu izlenimi verilmektedir.

– Tahmini Maliyet Malzeme Listesi (EK1) ekteki listede yer aldığı şekilde hazırlanmalı ve de büyük miktar yada meblağlı malzemeler tasarım çizimleri üzerinde hatta elle yapılan çizimlerde yerleri gösterilerek tanımlanmalı.MALZEME LİSTESİ ‘ne buradan ulaşabilirsiniz.

– Projenin yapımında kullanılması öngörülen kalıplar daha sonra üretimde de kullanılacak ise TÜBİTAK mevzuatına göre %40 oransal desteklenmektedir. Kalıplar malzemeler olarak alınıp, firma bünyesinde işleniyor ise malzeme listesine kaydedilmeli, yine malzeme olarak alınıp firma dışında şekillendirme faaliyetine tabi tutulduğunda ayrıca M015 Hizmet alımları listesine fason işçilik bedeli kaydedilmelidir. Bununla birlikte kalıp bitmiş yarı mamul olarak firma dışından temin edildiğinde doğrudan M013 Alet/Teçhizat formuna işlenerek proje girişi için proformaları alınarak sisteme girilmelidir.

MALZEME ALIMLARININ BELGELENMESİ

– Proje onaylanıp öngörülen maliyetler projede kullanılarak gidere dönüştüğünde, hibe talebi için de malzeme giderlerini listelemek gerekmektedir. TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda malzeme gider listelemesi ile ilgili şöyle denilmektedir:

Malzeme alımları iki türlü belgelendirilebilir;

  • a) Malzemenin satın alınması,
  • b) Malzemenin firma stokundan kullanılması.

a) Malzemenin Satın Alınması

Proje destek süresi içerisinde proje faaliyetleri dikkate alınarak alınan malzeme giderleri G016 formunda gösterilmelidir.

b) Malzemenin Stoktan Kullanılması

Stoktan kullanılan malzemelerin fatura tarihi dikkate alınmaz. Ancak, stoktan kullanılan malzemelerin stok çıkış tarihi proje destek süresi içerisinde olmalıdır.

Buradan anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde malzeme alınırsa G016 formunda, daha önceden malzeme alınmış stoklarında bulunuyorsa malzemenin G016-A formunda gösterilmelidir (İthal malzemelerde proje başlangıç tarihinden geriye doğru en geç 3 ay içinde fiili ithalatı yapılmalıdır). Malzemenin stoktan kullanılması halinde muhasebe fişindeki stok çıkış tarihinin proje süresi içerisinde olmasına dikkat edilmelidir. Yukarıdaki ifadelerden anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde alınan malzeme kalemlerine ait muhasebe kayıtları, ayrı bir Ar-Ge muhasebesinin oluşturulması halinde sarfın yapıldığı tarihte kayıtların yapılmasını önerirken, uygulamada aralıklı envanter yöntemini kullanan firmaların geçici vergi dönemlerinde bu malzeme kayıtlarını esas üretim maliyetleri ile beraber kayıtlarını yaptıkları gözlenmektedir. Ama unutmamak gerekir ki stoktan kullanılan malzemeler olması halinde, stoktan malzeme kullanımına ilişkin ayrı bir muhasebe fişi düzenlenmelidir.

ÖNGÖRÜLEN İLE GERÇEKLEŞEN MALİYET KALEMLERİNDE SAPMALAR OLUNCA NE YAPILMALI ?

– Kuşkusuz öngörülen maliyet ile gerçekleşen maliyet mukayesesinde çoğu kez farklılıklar ortaya çıkabilmektedir. Eksik maliyetlerin olabileceği proje süresince ortaya çıkabileceği gibi süreç içinde projenin Ar-Ge niteliği yada yönü değişerek bazı malzemeler yerine yeni malzemelerin kullanılması da söz konusu olabilmektedir. Bu tür değişiklikleri, gerekçeleri ile birlikte teknik raporda belirtmek gerekir. Malzeme maliyetini TÜBİTAK mevzuatına göre onaydan sonraki aşamada %25 arttırmak mümkündür.

– Öngörülen ile gerçekleşen malzemelerin fiyat ve miktarlarında sapmaların olması doğaldır. Bize göre aynı olması halinde; ürün, süreç veya yaklaşım büyük ölçüde oluşturulmuş kabul edilerek, Ar-Ge’si bitmiş olarak algılanabilmektedir.

AR-GE PROJE MALZEME MALİYET FATURALARI NASIL KESİLMELİ VE ÖDEMESİ HANGİ YÖNTEMLE YAPILMALI?

– Proje malzeme maliyeti faturaları kesilirken proje öneri formundaki malzeme tanımı ile faturadaki malzeme tanımı ve ölçü birimleri birebir örtüşmeli, eğer değişiklik var ise teknik raporda gerekçeleriyle beraber açıklanmalıdır.

– Malzeme kalemlerinin proje başlangıç tarihinden önce ödeneceği gibi YMM Raporu yazılıncaya kadar mümkünse cari hesap usulü değil havale yada çek ile fatura tarih/numarası belirtilerek yapılmalı. Kısmi ödeme yapılması halinde ödenen kısım kadar hibeye tabi olmaktadır. Ödenmeyen kısım için daha sonraki dönemde ödemesi yapıldığı takdirde hibeye dahil edilebilmektedir.

C.ŞİRKET ORTAKLARININ PROJEDE GÖREV ALMASI HALİNDE

1.SİGORTALI OLMASI

Projede firma ortaklarının görev alması durumunda, firma ortaklarına ilişkin personel giderlerinin belgelenmesi (tüm belgeler firma onaylı olarak) aşağıdaki şekilde gerçekleştirilmeli ve Mali Raporda yer almalıdır (Kaynak: Mali Rapor Hazırlama Kılavuzu madde 2.2.1.2.2)

  1. Firma ortaklarının projede görev aldıkları aylara ait onaylı ücret bordroları,
  2. Firma ortaklarının Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan sigortalılığını gösterir belge (5510 sayılı Kanunun 4/b kapsamındaki (Bağ-Kur ) firma ortaklarının ise 4/b’li (Bağ-Kur’lu) olduğuna ilişkin belge, 5510 sayılı Kanunun 4/a kapsamındakilere ait her ayın SGK Aylık Prim ve Hizmet Belgesi emekli ise Sosyal Güvenlik Destekleme Primi kesintisi yapıldığına ilişkin belgenin firma tarafından onaylı kopyaları),
  3. Anonim şirketlerde: Projede görev alan firma ortağı Yönetim Kurulu Üyelerine, Yönetim Kurulu üyelikleri dışında varsa görevleri veya projedeki görevleri nedeniyle yapılan ücret ödemeleri ile ilgili;
  • ücret ödemesinin başladığı tarihi
  • ücret tutarının tespiti (ücret tutarı açıkça belirtilmedir) ve tayinini gösteren Genel Kurul Toplantı Tutanağı’nın (firma ortaklarına ait ücretler Genel Kurul Toplantı Tutanağı’nın düzenlendiği tarihten itibaren destek kapsamına alınır ve geçmiş tarihlere yönelik alınan kararlar dikkate alınmaz) noter tarafından onaylanmış kopyası

4. Limited şirketlerde: Projede görev alan şirket ortağı Müdürlere veya şirketi yönetim ve temsile yetkili ortakların projedeki görevleri nedeniyle yapılan ücret ödemeleri ile ilgili;

  • ücret ödemesinin başladığı tarihi,
  • ücret tutarının tespiti (ücret tutarı açıkça belirtilmedir) ve tayinini gösteren Genel Kurul Kararı’nın (noter tarafından onaylanmış kopyası…”.

2.BAĞ-KURLU OLMASITÜBİTAK-TEYDEB  AR-GE  PROJELERİNDE BAĞ-KUR’LU ORTAĞIN GÖREV ALMA PROSESİ

  • TÜBİTAK mevzuatına göre Ar-Ge projelerinde firma ortaklarının görev almaları halinde  süreç adımları şöyle olmalıdır:
  • Son zamanlardaki firma ziyaretlerimizde TÜBİTAK –TEYDEB Ar-Ge projelerini konuştuğumuz özellikle mikro ve küçük ölçekli işletmelerde firma sahip ya da ortakları çoğu kez mühendis ve Bağ-Kur’lu olmaktadır. Firma ortaklarının mühendis ya da deneyim sahibi olmaları projelerin personel alt yapısı ve personel giderlerinin proje bütçesi içindeki payı açısından önemlidir (proje bütçelerinin malzeme ağırlıklı özellik taşıması Ar-Ge unsuru ve sistematiği üzerinde negatif etki yapmaktadır). Uygulamada Bağ-Kur’lu firma ortaklarının projelerde isimlerinin yer almadığını, kendilerine ücret tahakkuk ettirilmediğini, buna karşın huzur hakkı aldıklarını gözlemlemekteyiz. Bize göre Bağ-Kur’lu firma sahip/ortaklarının TÜBİTAK-TEYDEB Ar-Ge projelerinde görev almaları uygun olur.
  1. İlkin projede yer alacak firma ortaklarının görevlendirilmesi ile ilgili proje ismi, başlangıç ve bitiş tarihleri, görev tanımları ve alacakları aylık brüt ücretleri kapsayan Genel Kurul Toplantı Tutanağı kararı alınarak notere tasdik ettirilir (Bkz. Ekteki örnek).
  2. Bu brüt ücret M011 formuna işlenir. Bir ortağa ilişkin örnek vermek gerekirse; varsayalım brüt ücret aylık 3.500 TL olarak belirlenmiş, projeye harcayacağı zaman yani Ar-Ge terminolojisiyle adam/ay oranı 0,33 ve aylık Bağ-Kur prim ödemesi 500 TL ise, formdaki personel maliyeti şu şekilde hesaplanır:

Brüt Ücret 3.500 TL.

Toplam Maliyet 3.500 TL.

Adam/ay oranı 0,33 x 3,500 =1.155 TL aylık proje maliyeti (Bağ-Kur prim ödemesi proje personel maliyetine dahil edilmez).

       3.Proje onaylanıp destek talep aşamasına gelinerek mali rapor hazırlanırken ilgili ortağın desteğe tabi personel gideri G011 formunda şu şekilde hesaplanır:

Brüt Ücret 3.500 TL * 0,33 = 1.155 TL.

G.Vergisi %15= 1.155 * 0,15 = 173,25 TL.

Stopaj İstisnası %80 = 173,25 *0,80 = 138,60 TL.

Damga Vergisi = 27 TL.

Toplam = 165,60 TL

Toplam Maliyet = 3.500 – 165,60 = 3.334,40  TL

Aylık Maliyet = 3.334,40 * 0,33 = 1.100,00 TL.

 

1507 KOBİ Ar-Ge Projelerinde personel giderleri  %75 desteklenirken,  Sanayi Ar-Ge Projelerinde mikro ve küçük işletmelerde  % 90, orta ölçekli işletmelerde % 75 destek oranına tabidir.

Not: Pratik yaşamda,  firma ortakları projede görev alırlarsa  ortalama  % 15 gelir vergisi stopajı ödeyerek ek bir maliyet ile karşı karşıya kalmalarına karşın, bizim görüşümüz:  TÜBİTAK’tan  aylık bir gelire kavuşmaları yanında muhasebe sistemleri de bir düzene girmektedir.

Projede görev alan Bağ-Kur’lu ortaklara öngörülecek ücretlerde TÜBİTAK-TEYDEB destek programının Uygulama Esaslarında eğitim durumu ve çalışma süresine göre belirlenen aşağıdaki  katları dikkate alınır:

Brüt asgari ücretin;

– Lise mezunu ve altı personel için üç (3),

– Ön lisans mezunu için dört (4),

– Lisans veya yüksek lisans mezunu için, lisans mezuniyet tarihi ve proje başvuru tarihi arasında geçen süre;

– 48 aydan az ise altı (6),

– 48 ay ve üstünde ise on (10),

– Proje konusu uzmanlık alanlarından herhangi birisinde doktora derecesine sahip personel için ise oniki (12) kat olabilmektedir.

TÜBİTAK’a her ay birer Ar-Ge projesi verilerek kısa vadede her an yürüyen 3  Ar-Ge projesi  olup, Bağ-Kur’lu ortak her birinde görev alması halinde, her bir projede kısmi kullanım 1/3 yani adam ay oranı 0.33 olursa, toplam adam ay oranı (1) olur) .Bizce bu önemli bir destektir.

Aynı anda yürüyen onaylanmış 3 Ar-Ge projesi için örnek: Brüt ücret 3.500 TL, Muhtasar 525.-TL, 3 proje halinde ve adam/ay oranı (1) olursa 1507 programından % 75 destek oranı ile 2.475 TL aylık TÜBİTAK desteği, 1501 programından mikro ve küçük ölçekli KOBİ’lerde % 90 destek oranı ile aylık 2.970 TL (orta ölçeklide % 75 oranla aylık 2.475 TL) destek alabilmektedir. Bizce bu seçenek çok rasyoneldir.

  1. Yeminli Mali Müşavir mali raporda ilgili personel giderini tasdik ederken şu belgelere ve muhasebe kaydına bakarak kontrol eder:

Bağ-Kur Prim ödemeleri, aylık ücret bordroları, Muhtasar Beyannamesi, tahakkuk fişi ve vergi alındısı, ücret ödemesine ait banka dekontu, Noter Tasdikli Genel Kurul Toplantı Tutanağı, 335, 360, 361 muavin dökümleri, ayrıca 750 ve 263 muavinler.

Bağ-Kur’lu ortak projede görev alırsa hem proje maliyet yapısı iyi olmakta, hem TÜBİTAK’tan destek almakta hem de onaylanan personel gideri aldığından muhasebesi düzgün hale gelerek bilançoda ortaklardan alacaklar hesabının işlemesi riskini önlemede katkı sağlanmaktadır. Ayrıca ortakların Ar-Ge giderleri geçici vergi ve kurumlar vergisi matrahından %100 Ar-Ge İndirimi olarak düşülebilmektedir

EK  : GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞI

Karar No’su : ………..

Karar Tarihi: …./…./20…

Karar Konusu: AR-GE PROJESİNDE GÖREV ALACAK ŞİRKET ORTAKLARINA ÖDENECEK ÜCRET

Toplantıya Katılanlar: Şirket Ortakları, şirket merkezinde toplanarak aşağıda yazılı hususu karar altına almışlardır:

TÜBİTAK–TEYDEB………………..numaralı “……………………………………………………………………………………” isimli Ar-Ge projesinin yürütücüsü olarak atanan Şirket Müdürü …………………………….. , Ar-Ge Projesi süresince yani 01.01.2015 – 31.12.2015 tarihleri arasında aylık brüt 3.500,00.-TL. (üçbinbeşyüz) ücret ödenmesine;

karar verilmiştir.

—————–            —————             —————

Şirket Müdürü           Şirket Ortağı            Şirket Ortağı

D.KAŞELİ/İMZALI BELGELER 

  • TÜBİTAK tarafından onaylanan AGY101 yada AGY100 formu, varsa değişikliklerle beraber (revize edilmiş haliyle) e-mail olarak,
  • Ar-Ge Konusu makine ya da ürün satıldı ise kesilen Satış faturası,(satış faturası proje bitiş tarihinden önce kesilmemeli, özellikle Kamu’ya proje konusu makine ya da ürün satıldı ise destek reddedilir).
  • Projede kullanılacak tüm gider faturalarında “Bu faturada belirtilen toplam tutarın ………..TL’si ……….. numaralı TÜBİTAK – TEYDEB projesi için kullanılmıştır.” ibaresi yer alması gerekmektedir. Bu ibare için kaşe yaptırılmalıdır.
  • Harcama ve gider belgeleri, fatura, irsaliye, muavin dökümleri ve aşağıdaki diğer belgelerin üzerine ASLI GİBİDİR kaşesi vurulduktan sonra şirket unvanı veya unvanı içeren şirket kaşesi üzerine şirket yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir.
  • Banka ve çek ödemelerine ait banka dekontlarının ya da banka ekstrelerinin ilgili banka tarafından kaşeli imzalı teyidi.
  • TRANSFER ÖDEMESİ olanlar için ilgili özel TÜBİTAK banka hesabına transfer ödemesi geldiği tarihten YMM raporu yazılıncaya kadarki hesap hareketlerini gösteren banka hesap ekstresi banka onaylı teyidi,
  • Bilanço ve Gelir Tablosu ile Firma Bilgileri;
  • Son yılın Bilanço ve Gelir Tablosu (Vergi Dairesi veya YMM tarafından tasdikli)
  • Proje süresi içinde verilen geçici vergi beyannameleri ve eki gelir tablolarının düzenlenmesine esas olan yansıtmalar kapatılmadan önceki mizanlar,
  • Cari yılın Defter bilgileri, onay makamı, onay tarihi, yevmiye numaraları ve defterlerin noter tasdiklerinin olduğu sayfaların fotokopileri,
  • Firma ortaklarının TC kimlik numaraları, görev/unvanları, hisse oranları, hisse miktarları ve ortaklar pay defterinin ilgili sayfalarının fotokopileri,
  • İmza Sirküleri,
  • Ticaret Sicil Gazeteleri (kuruluştan itibaren değişikliklerle beraber)fotokopileri,
  • KOBİ Beyannamesi,
  • TÜBİTAK hibesinin yatırılacağı banka hesap nosu,

E.MUHASEBE KAYITLARI

-Danışmanlık verdiğimiz firmalara genellikle ziyaret ederek hem mevcut mevzuat değişikliklerini hem de bizim yeni sorunları çözerek elde ettiğimiz yeni bilgileri aktarmaktayız. Ayrıca firmaların ihtiyaçlarını da tespit ederek üzerinde çalışıyoruz ve daha sonra değerlendirmelerimizi sunuyoruz. Bu bağlamda dün yaptığımız ziyaretlerde saptadığımız bir sorunu sizler için de faydalı olur diye tartışmak istiyoruz.

-Firmanın TÜBİTAK’tan Ar-Ge projesi onaylanmış, onaylanan projenin bütçesinde Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere test cihazı makinası %100 onaylanıp, KOBİ’lerde maksimum %75 hibe oranına tabi oluyor (Sanayi projelerinde bu oran %40-60 arasında değişiyor). Firma cihaz alımının tamamını 263 Ar-Ge Giderleri hesabına kayıt etmiş, projede kullanıldığı süreye bağlı olarak itfa payını (amortisman) 750-Ar-Ge Gideri Maliyet hesabına aktarmış, dönem sonunda ise 751-Ar-Ge giderleri yansıtma hesabıyla 630-Ar-Ge Giderleri hesabına aktararak dönem karını düşürmüştür.

Bize göre burada hata görüyoruz. Bu hatayı analiz etmek için önce mevzuata bakalım.

MEVZUATA GÖRE AR-GE GİDERLERİ;

5746 Sayılı Kanuna göre çıkarılan Ar-Ge Yönetmeliğinin aşağıdaki 7 maddesinde tanımlanmıştır.

Ar-Ge ve yenilik harcamalarının kapsamı

MADDE 7 – (1) Ar-Ge ve yenilik faaliyeti kapsamında değerlendirilen harcamalar aşağıda yer almaktadır:

a) İlk madde ve malzeme giderleri:

1) Her türlü doğrudan ilk madde, yardımcı madde, işletme malzemesi, ara mamul, yedek parça, prototip ve benzeri giderler ile 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununa göre amortismana tabi tutulması mümkün olmayan maddi kıymetlerin iktisabına ilişkin giderleri kapsar.

2) Hammadde ve diğer malzeme stoklarından Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde fiilen kullanılan kısma ilişkin maliyetler Ar-Ge ve yenilik harcaması kapsamındadır. Bu nedenle, henüz Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde kullanılmamış olan hammadde ve diğer malzemelere ilişkin maliyet tutarlarının stok hesaplarında; kullanılan, satılan ya da elden çıkarılanların da stok hesaplarından mahsup edilmek suretiyle izlenmesi gerekir.

b) Amortismanlar:

1) Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla iktisap edilen amortismana tabi iktisadi kıymetler için ayrılan amortismanlardan oluşur.

2) Ar-Ge ve yenilik faaliyeti dışında başka faaliyetlerde de kullanılan makine ve teçhizata ilişkin amortismanlar, bunların Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde kullanıldığı gün sayısına göre hesaplanır.

c) Personel giderleri:

1) Kanun kapsamında gerçekleştirilen Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla çalıştırılan Ar-Ge personeliyle ilgili olarak tahakkuk ettirilen ücretler ile bu mahiyetteki giderlerdir.

2) Tam zamanlı Ar-Ge personeli sayısının %10’unu aşmamak üzere, Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerine katılan ve bu faaliyetlerle doğrudan ilişkili destek personelinin ücretleri ile bu mahiyetteki giderler de personel gideri kapsamındadır.

3) Kısmi çalışma hâlinde, personelin Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerine ayırdığı zamanın toplam çalışma zamanına oranı dikkate alınmak suretiyle bulunan ücret tutarları, Ar-Ge ve yenilik harcaması olarak dikkate alınır.

d) Dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler: Normal bakım ve onarım giderleri hariç olmak üzere, Ar-Ge ve yenilik faaliyetleriyle ilgili olarak işletme dışında yerli veya yabancı diğer kurum ve kuruluşlardan mesleki veya teknik destek alınması veya bunlara yaptırılan analizlerle ilgili olarak yapılan ödemelerle, bu mahiyetteki diğer ödemelerdir. Bu şekilde alınan danışmanlık hizmeti ve diğer hizmet alımlarına ilişkin harcamalar Ar-Ge ve yenilik harcaması kapsamında gerçekleştirilen toplam harcama tutarının %20’sini geçemez.

-Yukarıdaki mevzuat hükmüne göre alet/teçhizatın kıymetinin tamamı değil amortismanı hesaplanarak 750’den 263’e taşınmalıdır. Alet/teçhizat bedeli ise 253-Tesis, Makine ve Cihazlar hesabına kaydedilmelidir.

-Yine yukarıdaki hükme göre malzeme kavramı TÜBİTAK mevzuatında olduğu gibi iki alt bileşeni kapsamaktadır. Birincisi;yönetmeliğin 7 – a/1 maddesinde belirtildiği gibi bize göre dar anlamda malzeme gideri olup, sadece proje için alınan malzemeleri kapsamaktadır. TÜBİTAK’ın maliyet formlarında bu malzeme giderleri G016’da belirtilmektedir. İkincisi ise; söz konusu proje için değil genel üretim için tedarik edilip 7 – b/2 maddesinde belirtildiği gibi Ar-Ge projesinde de stoktan kullanılan malzemeleri ifade etmektedir. TÜBİTAK’ın maliyet formlarında bu malzeme giderleri G016-A’da gösterilmektedir.

-Personele gelince bazı firmalar projede görev alan personele ait ücretlerin adam/ay oranlarını dikkate almaksızın Ar-Ge projesindeki personelin maliyetinin tamamını 750 nolu hesaba alıp, 751 yansıtma hesabıyla 263’e taşımaktadırlar. Oysa onaylanan Ar-Ge projelerinde gördüğümüz gibi projede görev alan personel örneğin 0,30 – 0,40 adam/ay oranı gibi kısmi çalışmaktadır. Bu durumda sadece kısmi çalışmaya göre bulunacak ücret 263 nolu hesaba taşınmalıdır.

-Hizmet alımları da 730-Genel Üretim Giderleri hesabı üzerinden 750 ve 263’e taşındıktan sonra Ar-Ge gideri ortaya çıkmış oluyor.

-Proje tamamlanınca 263’teki Ar-Ge gideri 5 yıl süreyle itfa edilerek (amortisman), ayrılan amortismanlar proje bittiği için gelir tablosu kalemi olan 630-Ar-Ge Giderleri hesabına aktarılarak giderleştirir.

-Öte yandan Ar-Ge’si biten ürün yada makine satışa konu olursa 263 nolu hesaptan çıkarılarak, ayrılmış ise itfa payı için borç yevmiye kaydı yapılarak, bulunan rakamın KDV’siz satış fiyatı ile mukayese edilmesinde kar varsa 679-Diğer Olağan Dışı Gelir ve Karlar hesabına, zarar var ise 689- Diğer Olağan Dışı Gider ve Zararlar hesabına kaydı yapılmaktadır.

SONUÇ

Mali Rapor ile AGY500 YMM Raporunun hem doğru şekilde oluşturulup denetimlerde başarılı olunması için Ar-Ge firmalarının mümkün olduğu kadar fatura bazında banka yoluyla ödeme yapmasını, malzeme maliyetlerine dikkat etmesini, ortakların projede görev alması halinde genel kurul kararının ve noter tasdiklerinin yapılmasını, Ar-Ge muhasebesinin oluşturulmasını gerekli görmekteyiz. TÜBİTAK tarafından 10 yıl içinde YMM düzeyinde yapılan mali denetimlerde   yanlışlık ya da eksiklik tespit edildiğinde firma ile YMM birlikte müteselsilen fazla yapılan ödemeyi gecikme faiziyle birlikte geri ödemesi yanında 3 defa hatanın tekrarı halinde 3 yıl için firma için proje vermeme, YMM için yine 3 yıl için rapor yazmama cezası verilmektedir. Ayrıca risk yönetimi için YMM’lerin kendilerini mali sigorta yaptırmalarında fayda olduğunu düşünmekteyiz.