2016 OCAK-HAZİRAN DÖNEMİNE İLİŞKİN TÜBİTAK-TEYDEB MALİ RAPOR DENETİMLERİNDE HANGİ HATALARI GÖZLEMLİYORUZ VE ÇÖZÜM ÖNERİLERİNİN İÇERİKLERİ NELERDİR?

Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK

Ar-Ge, Yenilik ve Tasarım Hibe Fonları,

Tasarım/Ar-Ge Merkezi Uygulayıcısı,

Öğretim Üyesi, Sorumlu Ortak Baş Denetçi, YMM

www.abdanmerymm.com

abdanmer@gmail.com

Gülçin GÖKÇEYREK

Ar-Ge, Yenilik ve Tasarım Projeleri,

Tasarım/Ar-Ge Merkezi Mali Rapor Uzman

27.07.2016

GİRİŞ                                                                                                                                                          

2016 yılının Ocak-Haziran dönemine ilişkin TÜBİTAK-TEYDEB dönem raporları için AGY500 YMM raporunun yazılmasına yönelik mali rapor taslağı ile ekli belge ve bilgiler üzerindeki denetimlerimize başladık.

Denetimlerimizi mevzuata ve on yıllık uygulama tecrübelerimize göre yaparken, gözlemlediğimiz önemli hataları, farkındalığımızın artmasına katkıda bulunmak için aşağıda sunuyoruz.

ÖNEMLİ HATALAR VE ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

1.SON ANI BEKLEMEK: Bu raporları oluşturmak için Haziran ayını takip eden  3 aylık süre  var iken, son Eylül ayına sıkıştırmak hem denetimleri zorlaştırıyor hem de yapılan hataların revizyonunu önlüyor. Bizce bu dönem raporları için en uygun olanı,  Ağustos  sonunda TÜBİTAK’a vermek, Eylül ayının sonuna bırakmamak.

 

2.PROJE MALİYETLERİ İLE MALİ RAPOR HARCAMA VE GİDERLERİNİN BİRBİRİYLE TAM EŞLEŞTİRİLMEMESİ: Özellikle malzemelerde proje maliyetleri bilgileri ile fatura bilgileri birbiriyle çeliştiğinden bizler ek bilgi alarak ikna olmak zorunda kalıyoruz. Buradaki akılcı yöntem, firmanın satın alma sorumlusunun proje bütçesini eline alarak, buradaki bilgilere göre fatura kestirmesi ve bu Ar-Ge faturalarının muhasebede ayrı bir dosya olarak ta baştan izlenmesidir.

Mali Rapor denetiminde en çok zamanımızı alan malzeme eşleştirmesidir. Firmalar Proje önerisi tahmini maliyet listesinde yer alan malzeme kalemlerini fatura üzerinde sıra numaralarını belirtmediklerinden biz eşleştirmeyi yaparken zorlanıyoruz, ayrıca bazı kalemleri proje ilişkilendiremediğimizden kapsam dışına almak zorunda kalıyoruz. Firmalar fatura üzerinde ilgili sıra numaralarını yazarlarsa hem denetim zamanı kısalır hem de kapsam dışına alınmaz.

 

3.HARCAMA VE GİDERLERİN BAZILARININ YMM RAPOR TARİHİNE KADAR ÖDENMEMİŞ OLMASI: Verilen çeklerin tarihleri rapor tarihinden sonraya isabet ediyorsa, ilgili harcama ve gider hibe kapsamı dışına alınıyor (Projenin son raporu ise telafisi yok, ara dönem raporu ise bir sonraki dönemde ödeme yapılırsa destek kapsamına girebiliyor). Ödemelerde dekontlar üzerine ilgili Ar-Ge faturasının numara ve tarihi yazılarak, cari hesap usulü ödemeden kaçınmak gerekli, aksi halde Ar-Ge faturası öncesi borçların da rapor tarihinden önce ödenmesi gerekiyor. Personel ödemeleri bankadan tam olarak ödenmeli, eksik olması halinde eksik ödenen ücrete ait hibenin tamamı kapsam dışına alınıyor. Malzeme, hizmet alımları gibi diğer harcama ve giderlerde eksik ödeme halinde ödenen tutardan önce KDV’nin tamamı düşülüyor, geri kalan tutar hibe matrahına tabi tutuluyor. Ödemelerin çekle yapılmasında bizce mutlaka firmanın kendi çeki kullanılmalı (müşteri çeki kullanmak zorunda kalırsak, tam cirolu olmalı, kullandığımız çek ürünümüzü sattığımız müşteriye ait ise müşterinin bankasından banka teyidi alınması şart, aksi halde kapsam dışı).

 

4.HARCAMA VE GİDER BELGELERİNİN TANZİM TARİHLERİNİN PROJE SÜRESİ İÇİNDE OLMASI GEREKLİLİĞİ: Aksi halde kapsam dışına alınır. Bunun üç istisnası vardır. Birincisi, firma normal üretimleri için kullandığı rutin malzemelerden stokunda kalan olarak bulunduruyorsa, fatura tarihi dikkate alınmadan proje süresi içinde sarfının yapıldığına dair muhasebe kaydı yapılmış ise kabul edilir. İkincisi; ithal malzeme ve makine ithalatına ait faturaların düzenleme tarihleri geriye doğru en geç proje tarihinden itibaren 3 ayı geçmemesi gerekir. Üçüncüsü; son döneme ait YMM faturası, proje bitiş tarihinden raporun imzalanmasına kadarki sürede düzenlense bile, ödemesi yapılmışsa, destek kapsamına alınır.

 

5.PERSONEL GİDERLERİ ARASINDA PROJEDE GÖREV ALAN ŞİRKET ORTAKLARINA AİT GENEL KURUL KARARI İLE NOTER TASDİKİNİN OLMAMASI: Haliyle kapsam dışına alınıyor. Ayrıca projede görev alan personel KOSGEB’in nitelikli eleman desteğinden de yararlanıyorsa, aynı anda TÜBİTAK personel desteğinden yararlanamaz.

Ayrıca, firmada onaylanan 3 proje var ise aylar itibariyle birbirleriyle çakışıyorsa ilgili aylardaki adam/ay oranının 1’i geçmemesi gerekiyor.

6.AR-GE MUHASEBE KAYITLARININ AYRIŞTIRARAK 750 HESAP ÜZERİNDEN 263 AR-GE GİDERLERİ HESABINDA TOPLANMAMASI: Gördüğümüz kadarıyla bu hesaplar kullanılmayıp Ar-Ge harcama ve giderlerin genel üretim maliyetlerinin içerisinde gösterilmesi hem Ar-Ge indirimi imkânını ortadan kaldırıyor hem de 263’de bir kaydın olması halinde firma 1501 Sanayi Ar-Ge projelerinde  % 5-10 arası ek hibe destek oranından mahrum kalıyor.

 

7.TÜBİTAK UYGULAMASI İLE 5746 SAYILI AR-GE TEŞVİK KANUNU ARASINDAKİ FARKLILIKLARIN DİKKAT EDİLMEMESİ: Örneğin bu kapsamda en çok karşılaştığımız sorun; TÜBİTAK alet, teçhizat, yazılım ve program alımında bu alımların bedellerinin tamamını (oransal destek hariç) hibe matrahına dahil edilmesine imkan tanıdığından ve YMM tarafından onaylandığından ötürü, tamamı Ar-Ge gideri olarak firma tarafından geçici vergi ve kurumlar vergisi matrahından düşülürken, Ar-Ge kanunu sadece proje süresince kullanıldığı süreye isabet eden itfa ya da amortismanı kabul ettiğinden, arada fark çıkmakta, daha sonra cezalı düzeltme beyannamesi vermek zorunda kalmaktadır.

 

8.PROJE ÇIKTISI ÜRÜN SATIŞA KONU İSE, FATURA TARİHİNİN PROJENİN BİTİŞ TARİHİNDEN SONRA KESİLMESİ GEREKLİLİĞİ: Aksi halde hem proje süreci izleyici tarafından sorgulanır hem de ilgili harcama ve giderler destek kapsamı dışına alınır.

 

9.PROJE ÖNGÖRÜLERİNDE REVİZYON TALEPLERİNİN TEKNİK RAPORDA VE BUNA BAĞLI OLARAK MALİ RAPORDA HARCAMA VE GİDERLERİN ONAY İÇİN TANIMLANMAMASI: Proje geleceğe yönelik öngörü ve sapma riski taşıdığından, süre uzatımı/kısaltımı, bütçe kapsamı değişikliklerinin gerekçeli olarak raporlarda tanımlanarak, izleyici ve TÜBİTAK tarafından onayının alınması gerekir, bu şekilde onay yazısı olmadan YMM bu konuda bir işlem yapamaz. Ayrıca Teknik rapor muhteviyatı ile Mali Rapor muhteviyatının birbiriyle örtüşmeyip, çelişkiler içermesi halinde projenin iptaline kadar gidilebileceğini uygulamada deneyimledik.

10.TRANSFER ÖDEMESİNİN özel hesapta takip edilmesi gerekiyor, bu hesapta faiz ve/veya finansal kazanç elde etmek amacıyla yatırım işlemlerinde kullanılamaz. Eğer proje dışı kullanılırsa bu hesapta elde edilmiş gelirler TÜBİTAK’a ait olup, destek tutarından mahsup edilir. Transfer ödemesi sadece desteklenen proje harcamaları için kullanılır, KDV destek kapsamında olmadığından özel hesaptan ödenmez.

 

11. PROJEDE KAMU KURUM VE KURULUŞ ÇALIŞANLARI İLE ÜNİVERSİTELERDE GÖREVLİ ÖĞRETİM ÜYELERİ HİZMET VERMESİ HALİNDE ilgili kuruluş veya üniversitenin izin belgesi ile söz konusu kişiyle yapılan sözleşme bulunması gerekiyor. Alınan hizmete ait döner sermaye faturası varsa söz konusu izin belgesine gerek bulunmamaktadır. Şayet Hocanın Teknokentte firması var ise bu durumda sadece Hocayla sözleşme yapılıp fatura kesmesi yeterli oluyor.

Ar-Ge çalışmalarında firmaların Akademisyenlerle daha yoğun çalışması için 10.03.2015 tarihinden itibaren aşağıdaki uygulamaya başlanılmıştır:

“Ulusal Bilim Teknoloji ve Yenilik Stratejik Hedeflerimiz arasında bulunan, sanayi projeleri içinde akademik ve KOBİ katkısının artırılması hedeflerine yönelik olarak, 1501 Sanayi Ar-Ge Projeleri Destekleme Programı mevzuatına 2012 yılında eklenen işbirliği hükümlerinin kapsamı genişletilmiştir. 7 Mart 2015 tarihli Bilim Kurulu toplantısında alınan kararla, proje tahmini maliyetine göre 1.000.000 TL’den başlayarak, kademeli şekilde, akademik ve KOBİ işbirlikleri oluşturulması istenecektir.

1501 Programı Uygulama Esaslarının “Ön kayıt ve proje öneri başvurusu” başlıklı 18inci maddesine eklenen fıkralarla yapılan değişiklikler aşağıda belirtilmiştir:

Proje bütçesine göre, projede aranacak akademik işbirliği oranları:

1.000.000.-TL ile 2.000.000.-TL aralığında proje bütçesinin en az %2si,

2.000.001.-TL ile 5.000.000.-TL aralığında proje bütçesinin en az %3ü,

5.000.001.-TL ile 10.000.000.-TL aralığında proje bütçesinin en az %4ü,

10.000.001.-TL ve üzerinde ise, proje bütçesinin en az %5i  olmalıdır.

Ayrıca proje bütçesi 10.000.001.-TL ve üzerinde ise, ilaveten KOBİ işbirliğinin de, bütçenin en az %5’i oranında olması gerekmektedir. Bu şartları sağlayamayan projeler için 1501 Programına başvuru yapılamayacaktır.”

”Kaynak. http://www.tubitak.gov.tr/tr/duyuru/1501-programinda-akademik-ve-kobi-isbirligi-sartlari-yeniden-duzenlendi

ÖZET SÖZ: Linkedinde bir paylaşımda okuduğumuz gibi, hatalardan ders alınmayarak tekrar edilirse, hata, hata olmaktan çıkar, karar haline dönüşür.