Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK
Ulusal ve Uluslar arası Ar-Ge ve Yenilik Hibe
Fonları Uygulayıcısı, YMM, Öğretim Üyesi
Gülçin GÖKÇEYREK
Ar-Ge ve Yenilik Mali Rapor Denetim Uzmanı
PROBLEM
2015 Ocak- Haziran dönemine ait TÜBİTAK-TEYDEB harcama ve gider kalemlerine ilişkin teknik, mali ve YMM raporundan oluşan dönem raporlarının 2015 Eylül ayı sonuna kadar verilmesi gerekiyor. YMM raporu oluşturmak için gerekli olan mali rapor denetimlerinde gözlemlediğimiz gibi rapor yazılan bazı firmalarda hatalardan geri bildirimlerle iyileştirme yapılmadığı için maalesef var olan hatalar artarak sistematik olarak devam ediyor. Viyana’da doktora çalışmalarım sırasında bir hocamın da dediği gibi “Sistemsizlik de bir sistemdir onu sürdürmek için özel gayret gerekir”.
Aşağıda deneyimlerimize göre mali raporun harcama ve gider kalemlerinde olası hata kaynaklarına dikkat çekilmektedir.
TEKRARLANAN HATA KAYNAKLARI
1.EKİP ÇALIŞMASININ EKSİKLİĞİ
Proje işi çeşitli departmanlardaki yetkili ve ilgililerden oluşan bir ekip işidir. Bu ekipte proje yürütücüsü, Mühendis ve Teknik proje ekibi, muhasebe, satınalma, pazarlama sorumlularının vb. koordineli, birikimli ve işbirliği çalışması ile oluşur. Ekipteki eksiklik halinde tüm projenin zarar görebildiğini biz deneyimliyoruz.
2.MEVZUATI İÇSELLEŞTİRMEMEK
Proje işi bilgili ve ilim sahibi olmayı gerektirir. Bunun için ilgili ulusal ve uluslararası mevzuatın çok iyi okunup anlaşılıp, anlaşılanların eleştirel analizi ile doğru bilgilerin elde edilmesi gerekiyor. Bunun için Kitabımız KUR’AN’ın ilk emri oku olmuştur. Okumadan iyileşmemiz mümkün değil. Deneyimlerimizde maalesef bu koşulun bazı firmalarda oluşmadığını görüyoruz. Örneğin TÜBİTAK mevzuatında kesin belirtildiği gibi raporun verilme tarihi Mart yada Eylül sonu olmasına rağmen, bazı firmalar hala uzatma alabilirler mi diye soruyorlar.
3.SON ANI BEKLEMEK: Bu raporları yazmak için Haziran ayını takip eden 3 aylık süre var iken, son Eylül ayına sıkıştırmak hem denetimleri zorlaştırıyor hem de yapılan hataların revizyonunu önlüyor. Bizce bu dönem raporları için en geç Temmuz ayında hazırlık yapılarak Ağustos ayında TÜBİTAK’a vermek, Eylül ayına bırakmamak.
4.PROJE MALİYETLERİ İLE MALİ RAPOR HARCAMA VE GİDERLERİNİN BİRBİRİYLE TAM EŞLEŞTİRİLMEMESİ: Özellikle malzemelerde proje maliyetleri bilgileri ile fatura bilgileri birbiriyle çeliştiğinden bizler ek bilgi alarak ikna olmak zorunda kalıyoruz. Buradaki akılcı yöntem, firmanın satın almacısının proje bütçesini eline alarak, buradaki bilgilere göre fatura kestirmesi ve bu Ar-Ge faturalarının muhasebede ayrı bir dosya olarak ta baştan izlenmesidir.
Mali Rapor denetiminde en çok zamanımızı alan malzeme eşleştirmesidir. Firmalar Proje önerisi tahmini maliyet listesinde yer alan malzeme kalemlerini fatura üzerinde sıra numaralarını belirtmediklerinden biz eşleştirmeyi yaparken zorlanıyoruz, ayrıca bazı kalemleri proje ilişkilendiremediğimizden kapsam dışına almak zorunda kalıyoruz. Firmalar fatura üzerinde ilgili sıra numaralarını yazarlarsa hem denetim zamanı kısalır hem de kapsam dışına alınmaz.
5.HARCAMA VE GİDERLERİN BAZILARININ YMM RAPOR TARİHİNE KADAR ÖDENMEMİŞ OLMASI: Verilen çeklerin tarihleri rapor tarihinden sonraya isabet ediyorsa, ilgili harcama ve gider hibe kapsamı dışına alınıyor (Projenin son raporu ise telafisi yok, ara dönem raporu ise bir sonraki dönemde ödeme yapılırsa destek kapsamına girebiliyor). Ödemelerde dekontlar üzerine ilgili Ar-Ge faturasının numara ve tarihi yazılarak, cari hesap usulü ödemeden kaçınmak gerekli, aksi halde Ar-Ge faturası öncesi borçların da rapor tarihinden önce ödenmesi gerekiyor. Personel ödemeleri bankadan tam olarak ödenmeli, eksik olması halinde eksik ödenen ücrete ait hibenin tamamı kapsam dışına alınıyor. Malzeme, hizmet alımları gibi diğer harcama ve giderlerde eksik ödeme halinde ödenen tutardan önce KDV’nin tamamı düşülüyor, geri kalan tutar hibe matrahına tabi tutuluyor. Ödemelerin çekle yapılmasında bizce mutlaka firmanın kendi çeki kullanılmalı (müşteri çeki kullanmak zorunda kalırsak, tam cirolu olmalı, kullandığımız çek ürünümüzü sattığımız müşteriye ait ise müşterinin bankasından banka teyidi alınması şart, aksi halde kapsam dışı).
6.HARCAMA VE GİDER BELGELERİNİN TANZİM TARİHLERİNİN PROJE SÜRESİ İÇİNDE OLMASI GEREKLİLİĞİ: Aksi halde kapsam dışına alınır. Bunun üç istisnası vardır. Birincisi, firma normal üretimleri için kullandığı rutin malzemelerden stokunda kalan olarak bulunduruyorsa, fatura tarihi dikkate alınmadan proje süresi içinde sarfının yapıldığına dair muhasebe kaydı yapılmış ise kabul edilir. İkincisi; ithal malzeme ve makine ithalatına ait faturaların düzenleme tarihleri geriye doğru en geç proje tarihinden itibaren 3 ayı geçmemesi gerekir. Üçüncüsü; son döneme ait YMM faturası, proje bitiş tarihinden raporun imzalanmasına kadarki sürede düzenlense bile, ödemesi yapılmışsa, destek kapsamına alınır.
7.PERSONEL GİDERLERİ ARASINDA PROJEDE GÖREV ALAN ŞİRKET ORTAKLARINA AİT GENEL KURUL KARARI İLE NOTER TASDİKİNİN OLMAMASI: Haliyle kapsam dışına alınıyor. Ayrıca projede görev alan personel KOSGEB’in nitelikli eleman desteğinden de yararlanıyorsa, aynı anda TÜBİTAK personel desteğinden yararlanamaz.
8.AR-GE MUHASEBE KAYITLARININ AYRIŞTIRARAK 750 HESAP ÜZERİNDEN 263 AR-GE GİDERLERİ HESABINDA TOPLANMAMASI: Gördüğümüz kadarıyla bu hesaplar kullanılmayıp Ar-Ge harcama ve giderlerin genel üretim maliyetlerinin içerisinde gösterilmesi hem Ar-Ge indirimi imkânını ortadan kaldırıyor hem de 263’de bir kaydın olması halinde firma 1501 Sanayi Ar-Ge projelerinde % 5-10 arası ek hibe destek oranından mahrum kalıyor.
9.TÜBİTAK UYGULAMASI İLE 5746 SAYILI AR-GE TEŞVİK KANUNU ARASINDAKİ FARKLILIKLARIN DİKKAT EDİLMEMESİ: Örneğin bu kapsamda en çok karşılaştığımız sorun; TÜBİTAK alet, teçhizat, yazılım ve program alımında bu alımların bedellerinin tamamını (oransal destek hariç) hibe matrahına dahil edilmesine imkan tanıdığından ve YMM tarafından onaylandığından ötürü, tamamı Ar-Ge gideri olarak firma tarafından geçici vergi ve kurumlar vergisi matrahından düşülürken, Ar-Ge kanunu sadece proje süresince kullanıldığı süreye isabet eden itfa ya da amortismanı kabul ettiğinden, arada fark çıkmakta, daha sonra cezalı düzeltme beyannamesi vermek zorunda kalmaktadır.
10.PROJE ÇIKTISI ÜRÜN SATIŞA KONU İSE, FATURA TARİHİNİN PROJENİN BİTİŞ TARİHİNDEN SONRA KESİLMESİ GEREKLİLİĞİ: Aksi halde hem proje süreci izleyici tarafından sorgulanır hem de ilgili harcama ve giderler destek kapsamı dışına alınır.
11.PROJE ÖNGÖRÜLERİNDE REVİZYON TALEPLERİNİN TEKNİK RAPORDA VE BUNA BAĞLI OLARAK MALİ RAPORDA HARCAMA VE GİDERLERİN ONAY İÇİN TANIMLANMAMASI: Proje geleceğe yönelik öngörü ve sapma riski taşıdığından, süre uzatımı/kısaltımı, bütçe kapsamı değişikliklerinin gerekçeli olarak raporlarda tanımlanarak, izleyici ve TÜBİTAK tarafından onayının alınması gerekir, bu şekilde onay yazısı olmadan YMM bu konuda bir işlem yapamaz. Ayrıca Teknik rapor muhteviyatı ile Mali Rapor muhteviyatının birbiriyle örtüşmeyip, çelişkiler içermesi halinde projenin iptaline kadar gidilebileceğini uygulamada deneyimledik.
SONUÇ
Geçmiş bugün ve şu an itibariyle bitmiştir, ancak geçmiş hatalardan mutlaka ders alınarak iyileştirilmiş olarak bugünkü çalışmalar yapılmalı ve bunun sonucu olarak yarın için ümitli olmalıyız.
