TÜBİTAK-TEYDEB DÖNEM RAPORLARINDAKİ PERSONEL MALİYETLERİNDE İSTENEN REVİZYONLAR NEDENİYLE FİRMALARIN PROJE VERME HEVESLERİ AZALIYOR | AB YMM | Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK

TÜBİTAK-TEYDEB DÖNEM RAPORLARINDAKİ PERSONEL MALİYETLERİNDE İSTENEN REVİZYONLAR NEDENİYLE FİRMALARIN PROJE VERME HEVESLERİ AZALIYOR

Gülçin GÖKÇEYREK & Buse ARSLAN

Ar-Ge ve Yenilik Mali Rapor Uzmanları

 ggokceyrek@gmail.com

busekabal@gmail.com

 

 

 

GİRİŞ

 

YMM ofisi olarak bize gelen talepler arasında TÜBİTAK-TEYDEB ’e dönem raporu verilerek firmadan revizyon talep edilmiş ve bu revizyonun nasıl yapılacağı konusunda bizden yardım talep edilmektedir.

Revizyon talepleri arasında en çok personel maliyetlerindeki düzeltmeler ağırlık kazanmaktadır. Bu problem kaynağından hareketle TÜBİTAK-TEYDEB 1507-1501 Ar-Ge Destek Programlarında personel maliyetlerinin 5746 sayılı Ar-Ge Teşvik Yasasına göre proje önerisinde personel maliyetinin oluşturulmasından hibenin firmanın hesabına gelinceye kadarki önemli safhaları aşağıda açıklamaya çalıştık.

 

PERSONEL MALİYETLERİNDE PROSES AŞAMALARI

 

1-Projelerde Personel Giderlerinin Doldurulması

 TÜBİTAK-TEYDEB projelerinde personel giderlerini doldurulurken proje başlangıç tarihinden önceki altı ay dikkate alınarak, brüt ücret, SGK işveren payı, SGK işveren işsizlik payı, varsa ikramiye tutarları yazılarak ortalama aylık maliyeti bulunmaktadır (ortaklarda bir aylık giriş yapılıyor).

2-Destek Karar Yazısının Gelmesi İle SGK ve Vergi Dairesine Başvuru

 – Proje onaylanıp destek karar yazısı geldiğinde bizce ilkin 5746 Sayılı Ar-Ge Teşvik Yasasına göre SGK İşveren desteğinden ve Gelir Vergisi Stopaj Teşvikinden yararlanılması aşamasına geçilmelidir.

– 5746 sayılı Kanundan faydalanılmak üzere proje destek karar yazısı ile beraber bir dilekçe ile SGK’ya başvurularak sistemin açılması sağlanmalıdır.

– Sistem açıldıktan sonra aylık bildirgeler verilirken çalışan Ar-Ge personeli projedeki adam/ay oranına göre gün sayıları belirlenip örneğin 0,30 adam/ay oranı ile Ar-Ge projesinde görev alıyor ise 9 gün 5746 sayılı Kanun’dan faydalandırılıp, 21 günü 5510 sayılı Kanun kapsamında bildirgeyi veriyor. Bu şekilde SGK Hizmet Listesi iki ayrı bildirim şeklinde veriliyor.

– Muhtasar Beyannamesinde yine aynı şekilde dilekçe ile vergi dairesine destek karar yazısı ile beraber başvurulup, 5746 sayılı Kanun Kapsamında Gelir Vergisi Stopaj teşvikinden yararlanılmak istenildiği talep ediliyor. Bilgi vererek işlem tamamlanmış oluyor.

 

3-Personel Giderlerinin Mutlaka Bankadan Ödenmesi

Personel ödemeleri mutlaka bankadan yapılması gerekiyor. Ücret ödemelerinin birebir bordroyla aynı olması söz konusu olup, bir lira bile eksik olmamalı. SGK Ödemeleri ve Muhtasar Ödemeleri mutlaka yapılmalı. Projenin ilgili dönemlerine ait Vergi Dairesine ve Sigortaya borcunun olmaması gerekiyor. Eğer bu dönemde ilgili kurumlara ve personele borcu varsa personel maliyeti destek kapsamı dışına alınıyor. Ayrıca, hibeyi alabilmek için TÜBİTAK, internet üzerinden SGK ve Vergi Dairesinden borcu olup olmadığını sorguluyor, borcu var ise nakdi ödeme yapmıyor. Ancak firma talep ederse SGK ve Vergi Dairesi borcuna bu alacağını mahsup edebiliyor.

4-Mali Raporda Personel Giderlerinin Oluşturulması

Örneğin TÜBİTAK’a dönem raporları altışar aylık dönemlerde verilirken personel giderleri de mali raporda gösteriliyor. TÜBİTAK mevzuatına göre personel giderleri hesaplanırken, aylık olarak G011-A formu dolduruluyor. Bu formda ilgili personelin Adı / Soyadı, SGK çalışılan gün sayısı, brüt ücreti, SGK İşveren Payı, SGK İşveren İşsizlik Payı varsa İkramiyesi yazılıyor. Daha sonra 5510 Sayılı Kanun kapsamında 5 puanlık düşüş yapılıyor, 5746 Sayılı Kanun kapsamında %50 SGK İşveren Payı düşülüp, yukarıda anlattığımız şekilde gelir stopaj teşviki ve damga vergisi istisnası düşülerek maliyet hesabı yapılmaktadır. Daha sonra G011-B formuna ilgili aylara ait maliyetler aktarılarak ortalama aylık maliyet tutarları bulunmaktadır. G011-C formunda ise ilgili personelin işe giriş tarihi, öğrenim durumları, lisans mezunlarının mezuniyet tarihleri, proje başvuru tarihi ile mezuniyeti arasında geçen süre yazılıyor. İlgili dönem asgari brüt ücret ve öğrenim durumlarına göre brüt asgari ücret kat sayıları hesaplanarak G011-B formundaki ortalama aylık maliyet ile mukayesesi yapılarak hangisi düşük ise G011 formuna aktarılıyor. G011 formunda ise proje önerisinde yazılan ve TÜBİTAK’ın kabul etmiş olduğu adam/ay oranlarına göre ve çalışılan iş paketlerindeki çalışma sürelerine göre maliyetleri bulunmaktadır.

5-Personel Giderlerinin Ar-Ge Muhasebe Kayıtları

Hesaplanan personel maliyetlerinin muhasebe kayıtları,720 Direkt işçilik giderlerinin alt kırılımında Ar-Ge Personel Giderleri gösterilerek esas üretim faaliyetine değil 750 Ar-Ge Giderleri hesabına ve oradan da aktif bilanço hesabı olan 263 Ar-Ge Giderleri hesabına taşınmaktadır.

6-Mevcut Personelde Değişiklik

Proje kapsamında görev alan personel ile ilgili herhangi bir değişiklik, işten ayrılma yerine başka bir personel istihdam edilmesi halinde raporun ekine yeni projeye dahil olanın CV’si, öğrenim durumunu gösteren diploma fotokopisi ile beraber AGY300-301 Dönem raporunda belirtilerek TÜBİTAK’a gönderilmelidir.

7-YMM Raporu İçin Firmalardan İstenen Bilgi ve Evraklar

Mali raporda yer alan personel giderlerini denetim ve tasdiki için YMM raporu hazırlanırken aşağıdaki evraklar gerekli olmaktadır;

– Proje başlangıç tarihinden itibaren SGK hizmet dökümleri(prim hizmet belgeleri), tahakkuk fişleri, ödeme makbuzları, ücret bordroları, maaş ödemelerine ait banka dekontları yada banka ekstresi (banka tarafından kaşeli imzalı teyidi, personellerin ad ve soyadları mutlaka gözükmeli).

-Projede çalışan personele ait öğrenim durumlarını gösteren diploma fotokopileri, işe giriş bildirgeleri,

– Ar-Ge işçiliklerine ait 335, 360, 361, 720 hesapların muavin dökümleri,

– İlgili aylara ait (Proje süresince) Muhtasar Beyannameleri, tahakkuk fişleri ve vergi alındıları,

SONUÇ

Yukarıdaki açıklamalardan anlaşılacağı üzere; personel maliyetleri mevzuata uygun olarak doğru şekilde oluşturulup proses adımlarının da doğru şekilde gerçekleştirilmesi gerekir. Aksi halde firmalar zaman ve kaynak israfına uğramaktadır. Örneğin; mevzuata göre 2014/Ocak-Haziran dönem raporları en geç Eylül sonunda verilmekte, bunun üzerine işlemler doğruysa firmalar en geç Aralık başına kadar hibe desteklerini alabilmektedirler. Revizyon olması halinde bu süre 2015/Ocak yada Şubat ayına yansıyabilmektedir. Bu sonucun bizce en önemli etkisi firmaların proje verme konusundaki motivasyonlarının azalmasıdır.