Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK
Ulusal ve Uluslar arası Ar-Ge ve Yenilik Hibe
Fonları Uygulayıcısı, YMM, Öğretim Üyesi
Gülçin GÖKÇEYREK
Mali Rapor Uzmanı
09/01/2021
GİRİŞ
– TÜBİTAK-Teknoloji ve Yenilik Destek Programları Başkanlığı (TEYDEB) bünyesinde yürütülen destek programları için mevcut olan 3 farklı Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunun 31.12.2020 tarihinde yürürlükten kaldırılarak aşağıda belirtilen destek programlarını kapsayacak şekilde tek bir Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunun 01.01.2021 tarihinde yürürlüğe gireceği belirtilmiştir. (https://www.tubitak.gov.tr/tr/duyuru/mali-hususlar-ve-odeme-sureclerine-ait-belgeler-guncellendi).
– Bizim çalışma alanımız itibariyle 1507-KOBİ Ar-Ge Başlangıç Destek Programı ile 1501-Sanayi Ar-Ge Projeleri Destekleme Programı Mali Rapor Hazırlama Kılavuzu aynıdır.
– Yeni değişikliğe göre; Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme Raporu için Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerden hizmet alınabilmektedir. Bu bakımdan daha önce AGY500 Yeminli Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme ve Tasdik Raporu, Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme Raporu AGY500 olarak değişmiştir.
GÜNCELLEME İLE ÖNE ÇIKAN HUSUSLAR
A) Gider Belgelerinin düzenlenmesi
– Anonim şirketlerde ortakların, yönetim kurulu üyelerinin, limited şirkette ortakların ve limited şirkette müdür olarak atananların 5510 sayılı Kanun hükümlerine göre sigortalı olduklarının veya emekli olduklarının belgelendirilmesi halinde proje kapsamında maliyetleri beyan edilebilir.
– Anonim şirketlerin yönetim kurulu üyeleri ile limited şirket müdürlerinin projede görev alması durumunda gerekli diğer belgeler aşağıdadır;
– İthal alımlarda, malın maliyetine dahil olan alıma ait gümrük vergisi, özel tüketim vergisi, gümrük müşavirlik hizmet giderleri, muhabir banka komisyon giderleri, vadeli ithal alımlarda kaynak kullanımı destekleme fonu (KKDF), sigorta, ordino, nakliye, harç, ambar gibi giderler de destek kapsamında değerlendirilir. Söz konusu ithal alımın maliyetine dahil edilmeyen ve doğrudan giderleştirilen kalemler desteklenmez. Katma değer vergisi desteklenmediği için ithalat aşamasında ödenen katma değer vergisi maliyetlere dahil edilmemelidir. İthal alımlarda mal bedeli ile diğer maliyet unsurlarının aynı dönemde beyan edilmesi gerekir. Aksi durumda, mal bedeli ile birlikte beyan edilmeyen diğer maliyet unsurları desteklenmez.
B) Giderlerin ödenmesi; Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda yapılan açıklamalara uygun olarak firmanın yaptığı ödeme şekline göre aşağıdaki tabloda belirtilen belgelerden biri ve/veya birkaçı Mali Raporda mutlaka bulunmalıdır.
Ödeme Şekli | Belgeler | Açıklama |
Banka | – Havale dekontu
– EFT dekontu – Banka hesap ekstresi |
İnternet ortamından alınan havale ve/veya EFT ödeme belgelerinin mutlaka ilgili banka onaylı olması gerekir. |
Kasa | – Tediye fişi
– Satıcı firma tahsilat makbuzu |
320 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve konuyla ilgili müteakip tebliğlerde belirlenen sınırlamalara uygun nakit ödemeler kasadan yapılabilir. (Kasadan yapılan ücret ödemeleri desteklenmez.) |
Çek/senet | – Tediye fişi
– Banka havale/EFT dekontu |
Çek/senet tutarının AGY500 raporunun düzenlenmesinden önce kuruluş tarafından ödendiğinin tevsikine dair belgeler. |
Çek/senet ciro | – Borcun olmadığına dair belge | Üçüncü şahıslara ait çekler ile senetlerin ciro edilmesi suretiyle ödeme yapılması durumunda, mal ve hizmet alınan satıcı firmadan proje kapsamına giren alıma ait kuruluşun borcunun bulunmadığına ilişkin belgeler. |
Cari hesap
|
– cari hesapların karşılıklı olarak mahsup yoluyla kapatıldığına dair muavin kayıtları
– hesap mutabakat yazıları – cari hesap ilişkisine taraf firmaların birbirine olan borç ve alacaklarının virman dekontu – karşılıklı muhasebe kayıtlarının teyidine dair belgeler |
Karşılıklı mal alım-satımı ile ilgili cari hesap ilişkisi durumunda cari hesapların kapatıldığına dair belgeler.
|
Kredi kartı
|
– kredi kartı hesap ekstresi
– kredi kartı ödemesine ilişkin belge |
Firmanın ya da firma ortakları ile çalışanların kredi kartı hesap ekstresi ve ödemesine ilişkin belge (faturanın firma adına düzenlenmesi ve kredi kartının kısmi olarak ödenmesi halinde, ödemenin söz konusu alım karşılığı yapıldığının tevsiki gerekir). |
Temlikname | – Tediye fişi
– Banka havale/EFT dekontu |
Temlikname tutarının AGY500 raporunun düzenlenmesinden önce kuruluş tarafından ödendiğinin tevsikine dair belgeler. |
Ödeme belgesi yerine geçen diğer belgeler ve muhasebe kayıtları |
– Proje faaliyetlerine ilişkin giderlerin TÜBİTAK tarafından kabul edilebilmesi için ödemelerinin aşağıda belirtilen kurallar çerçevesinde gerçekleştirilmiş olması gerekir. Bu kurallara göre ödemesi yapılmayan giderler TÜBİTAK’a beyan edilmez ve desteklenmez.
Gidere ait fatura tarihinin proje başlama ve bitiş tarihleri arasında olması kaydıyla, destek başlama tarihinden önce yapılan ödemeler de kabul edilir.
C) Mali Raporda yer alan Gider Formları aşağıdadır.
G011 Personel Giderleri Formu
G011-A Personel Aylık Maliyet Formu (Proje destek başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki her ay için ayrı düzenlenmelidir) G011-B Personel Ortalama Aylık Maliyet Formu G011-C İlgili Dönemde Eğitim Durumuna Göre Uygulanacak Personel Ortalama Aylık Maliyet Formu |
G012 Seyahat Giderleri Formu |
G013 Alet/Teçhizat/Yazılım/Yayın Giderleri Formu |
G014 Ar-Ge ve Test Kuruluşlarına Yaptırılan İşlere ait Gider Formu
G014-A Yurt İçi Ar-Ge ve Test Kuruluşlarına Yaptırılan İşlere ait Gider Formu G014-B Yurt Dışı Ar-Ge ve Test Kuruluşlarına Yaptırılan İşlere ait Gider Formu |
G015 Hizmet Alımları Gider Formu
G015-A Yurt İçi Hizmet Alımları Gider Formu G015-B Yurt Dışı Hizmet Alımları Gider Formu |
G016 Malzeme Giderleri Formu
G016-A Stoktan Kullanılan Malzeme Giderleri Formu |
G017 Bursiyer Giderleri Formu* |
G018 Proje Teşvik İkramiyesi Formu* |
G020 Proje Dönemsel Toplam Giderler Tablosu |
Kaynak: Buraya kadarki bilgiler, TÜBİTAK TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzundan alınmıştır. https://www.tubitak.gov.tr/sites/default/files/21566/maliraporhazirlamakilavuzus01.pdf
BİZİM DEĞERLENDİRMELERİMİZ
A. ÖDEMELERE DİKKAT
Mali Rapor harcama ve gider kalemlerinden başta malzeme olmak üzere alet-teçhizat, hizmet alımlarına ait faturaların AGY500 MM raporu yazılıncaya kadar bankadan HAVALE/EFT ya da ÇEK şeklinde ödenmesi ve ilgili banka dekontlarının veya banka ekstresinin banka tarafından onaylı olması gerekiyor. Aslında baştan iyi kurgulanırsa ödeme şartını yerine getirmek oldukça kolay. Bunu açıklamak için ödeme yöntemlerini aşağıdaki gibi analiz edebiliriz.
ÖDEME YÖNTEMLERİ
Faturaların ödemesi ya fatura bazında ya da cari hesap usulü yapılır. Fatura bazında ödemede, dekontun açıklama bölümüne faturanın numarası yazılır (yer varsa tarihi de yazılabilir). Birden fazla fatura numarası da yazılabilinir, bu durumda fatura tutarlarının toplamı HAVALE/EFT yapılmışsa toplamına eşit olmalı. Açıklama bölümü birden fazla fatura numarası yazımı için yeterli olmazsa, bize göre birden fazla dekont düzenlenebilir. Önemli olan fatura numaralarının net olarak tespit edilebilmesidir. Çekle ödemelerde de çek bordrosunun ya da tahsilat/tediye makbuzunun açıklama kısmına yine fatura numarasını yazmak gerekiyor. HAVALE/EFT veya çek ödemelerinde dekontların mutlaka banka tarafından onaylı olması gerekiyor. Dekont yerine banka onaylı hesap ekstresi de olabilir. Ekstrede yapılan ödemelerin detaylı gözükmesi gerekiyor.
Cari hesap usulü ödeme, açıkça söylemek gerekirse bizi ve firmayı gereksiz yere yoruyor. Fatura bazında ödeme yapılmadığında, firmanın tedarikçiyle olan tüm alım ile HAVALE/EFT/ÇEK ödemelerinin yer aldığı 320 satıcılar muavin dökümünü isteyerek, ilk Ar-Ge faturasının kesildiği tarihe bakıp, aşağıdaki olasılıkları irdeliyoruz:
Personel ödemelerinde çalışan sayısı ne olursa olsun, mutlaka banka üzerinden yapılmalı, net ücret tam olarak (ne eksik ne fazla) bankadan ödenmelidir. Bankadan dekont ve ekstreler kuşkusuz banka kaşe ve imzalı olması gerekiyor. 1 lira bile eksik ödenen personel maliyeti, tamamı üzerinden hibe kapsamı dışına alınırken, yukarıda açıkladığımız diğer ar-ge harcama ve gider faturalarında kısmi ödeme yapılmışsa, KDV’nin tamamı düşülerek geri kalan kısım, onaylanan harcama tutarına dahil edilebilmektedir.
Ara Çıktı
Mali Rapor ile AGY500 MM Raporunun hem doğru şekilde oluşturulabilmesi için Ar-Ge firmalarının mümkün olduğu kadar fatura bazında banka yoluyla ödeme yapmasını önermekteyiz. Cari hesap usulü ödemede hata yapma olasılığı yüksek olup, yanlışlık ya da eksiklik TÜBİTAK tarafından 10 yıl içinde yapılan denetimlerde tespit edildiğinde firma ile MM birlikte müteselsilen fazla yapılan ödemeyi gecikme faiziyle birlikte geri ödemesi yanında 3 defa hatanın tekrarı halinde 3 yıl için firma için proje vermeme, MM için yine 3 yıl için rapor yazmama cezası verilmektedir.
B. MALZEME MALİYETLERİ
TÜBİTAK –TEYDEB Ar-Ge projelerinde malzeme maliyetinin toplam maliyet içindeki payı uygulamadan aldığımız bilgilere göre ortalama %70 civarındadır. Dolayısıyla malzeme maliyet kalemine özel önem vermek gerekiyor.
– Prototip ürün ve/ ya da süreç Ar-Ge projelerinin genelde çıktısı bir makine olup, makinenin de tasarıma göre malzemeden imalatı söz konusudur. Projenin yenilikçi unsurlarını projede anlatırken, genelde mevcut durumla mukayesesinde makineyi bir bütün olarak değil de makineyi 5-7 arası ana bölüm ya da gruba ayırarak, mukayesesi yapılmaktadır. Bizce bu bölümlendirmeyi örneğin TÜBİTAK’ın <M016> formuna taşıyarak, malzemeleri listelemek gerekir. Bu şekilde formu inceleyen uzman ve hakem daha iyi bilgilendirilmiş olmakta, hatta projenin ekine makinenin katı model çizimini koyarak, üzerinde hem ana bölümleri hem de fiyatı yüksek malzemelerin yerlerini göstermek daha uygun olmaktadır.
– TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda bu konu şu şekilde vurgulanmaktadır: “Proje çıktısı ürün çok sayıda modülden/üniteden oluşuyorsa, modül/üniteyi oluşturan malzemelerden her biri ilgili modül/ünite başlığı altında M016 formunda malzemenin adı/birimi/miktarı/tutarı belirtilerek listelenmelidir.”
MALZEME GİDERLERİNİN GRUPLANDIRILMASI
– Proje maliyetini forma listelerken “Tahmini Maliyet sistemi” esas alınabilir. Sadece geçmiş dönemlerin neticelerine ve gelecekteki muhtemel gelişmelere göre istatistiki bazı hesaplarla önceden tespit edilen maliyetlere, tahmini maliyetler demekteyiz. Bunlar olması beklenen bir çeşit ortalama maliyettir ki, kesinlik dereceleri ve firma içi kontrol değerleri oldukça zayıftır. Haliyle fiilen gerçekleşen malzeme miktar ve maliyetleri esas alınarak maliyetlerin hesaplanması yöntemi olan <Fiili Maliyet Sistemi> de yaygın olarak kullanılmaktadır. Ekonomideki fiyat ve miktar hareketlerindeki değişkenlikler esas alınarak, bu sistemlerden hangisi ya da birlikte kullanımına firma karar vermektedir.
– Cıvata, somun, pul, vida gibi bağlantı elemanlarını tahmini maliyet listesine tek tek işlemektense toplu halde ebatları belirtilmeden adet ya da kg. olarak gösterilmesi, listenin gereksiz yere uzatılmasını önlemektedir.
– Malzeme miktarları yazılırken küsuratlı miktarlar yazılmamalı başka bir deyişle örneğin 10,25 kg. değil 10 kg. şeklinde yazılmalıdır. Küsuratlı yazıldığı takdirde projesi verilen ürün ya da makinenin daha önce yapılmış olduğu izlenimi verilmektedir.
– Tahmini Maliyet Malzeme Listesi (EK1) ekteki listede yer aldığı şekilde hazırlanmalı ve de büyük miktar yada meblağlı malzemeler tasarım çizimleri üzerinde hatta elle yapılan çizimlerde yerleri gösterilerek tanımlanmalı. MALZEME LİSTESİ ‘ne buradan ulaşabilirsiniz.
– Projenin yapımında kullanılması öngörülen kalıplar daha sonra üretimde de kullanılacak ise TÜBİTAK mevzuatına göre %40 oransal desteklenmektedir. Kalıplar malzemeler olarak alınıp, firma bünyesinde işleniyor ise malzeme listesine kaydedilmeli, yine malzeme olarak alınıp firma dışında şekillendirme faaliyetine tabi tutulduğunda ayrıca M015 Hizmet alımları listesine fason işçilik bedeli kaydedilmelidir. Bununla birlikte kalıp bitmiş yarı mamul olarak firma dışından temin edildiğinde doğrudan M013 Alet/Teçhizat formuna işlenerek proje girişi için proformaları alınarak sisteme girilmelidir.
MALZEME ALIMLARININ BELGELENMESİ
– Proje onaylanıp öngörülen maliyetler projede kullanılarak gidere dönüştüğünde, hibe talebi için de malzeme giderlerini listelemek gerekmektedir. TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda malzeme gider listelemesi ile ilgili şöyle denilmektedir:
Malzeme alımları iki türlü belgelendirilebilir;
a) Malzemenin satın alınması,
b) Malzemenin firma stokundan kullanılması.
a) Malzemenin Satın Alınması
Proje destek süresi içerisinde proje faaliyetleri dikkate alınarak alınan malzeme giderleri G016 formunda gösterilmelidir.
b) Malzemenin Stoktan Kullanılması
Stoktan kullanılan malzemelerin fatura tarihi dikkate alınmaz. Ancak, stoktan kullanılan malzemelerin stok çıkış tarihi proje destek süresi içerisinde olmalıdır.
Buradan anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde malzeme alınırsa G016 formunda, daha önceden malzeme alınmış stoklarında bulunuyorsa malzemenin G016-A formunda gösterilmelidir.
Stoktan Kullanılan Malzeme Giderleri Formu’nda (G016-A) beyan edilen malzemelerin stoklardan çıkışını ve ilgili gider hesaplarına girişini gösteren yevmiye kaydı da ayrıca Mali Rapora eklenmelidir. Formda belirtilen malzeme tutarı ile yevmiye kaydındaki stok çıkışlarına ait tutarlar uyumlu olmalıdır.
Yukarıdaki ifadelerden anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde alınan malzeme kalemlerine ait muhasebe kayıtları, ayrı bir Ar-Ge muhasebesinin oluşturulması halinde sarfın yapıldığı tarihte kayıtların yapılmasını önerirken, uygulamada aralıklı envanter yöntemini kullanan firmaların geçici vergi dönemlerinde bu malzeme kayıtlarını esas üretim maliyetleri ile beraber kayıtlarını yaptıkları gözlenmektedir. Ama unutmamak gerekir ki stoktan kullanılan malzemeler olması halinde, stoktan malzeme kullanımına ilişkin ayrı bir muhasebe fişi düzenlenmelidir.
ÖNGÖRÜLEN İLE GERÇEKLEŞEN MALİYET KALEMLERİNDE SAPMALAR OLUNCA NE YAPILMALI?
– Kuşkusuz öngörülen maliyet ile gerçekleşen maliyet mukayesesinde çoğu kez farklılıklar ortaya çıkabilmektedir. Eksik maliyetlerin olabileceği proje süresince ortaya çıkabileceği gibi süreç içinde projenin Ar-Ge niteliği ya da yönü değişerek bazı malzemeler yerine yeni malzemelerin kullanılması da söz konusu olabilmektedir. Bu tür değişiklikleri, gerekçeleri ile birlikte teknik raporda belirtmek gerekir. Malzeme maliyetini TÜBİTAK mevzuatına göre onaydan sonraki aşamada %25 arttırmak mümkündür.
– Öngörülen ile gerçekleşen malzemelerin fiyat ve miktarlarında sapmaların olması doğaldır. Bize göre aynı olması halinde; ürün, süreç veya yaklaşım büyük ölçüde oluşturulmuş kabul edilerek, Ar-Ge’si bitmiş olarak algılanabilmektedir.
AR-GE PROJE MALZEME MALİYET FATURALARI NASIL KESİLMELİ VE ÖDEMESİ HANGİ YÖNTEMLE YAPILMALI?
– Proje malzeme maliyeti faturaları kesilirken proje öneri formundaki malzeme tanımı ile faturadaki malzeme tanımı ve ölçü birimleri birebir örtüşmeli, eğer değişiklik var ise teknik raporda gerekçeleriyle beraber açıklanmalıdır.
– Malzeme kalemlerinin proje başlangıç tarihinden önce ödeneceği gibi MM Raporu yazılıncaya kadar mümkünse cari hesap usulü değil havale ya da çek ile fatura tarih/numarası belirtilerek yapılmalı. Kısmi ödeme yapılması halinde ödenen kısım kadar hibeye tabi olmaktadır. Ödenmeyen kısım için daha sonraki dönemde ödemesi yapıldığı takdirde hibeye dahil edilebilmektedir.
D. MM RAPORU İÇİN İSTENİLEN KAŞELİ/İMZALI BİLGİ VE BELGELER
E.MUHASEBE KAYITLARI
-Danışmanlık verdiğimiz firmalara genellikle ziyaret ederek hem mevcut mevzuat değişikliklerini hem de bizim yeni sorunları çözerek elde ettiğimiz yeni bilgileri aktarmaktayız. Ayrıca firmaların ihtiyaçlarını da tespit ederek üzerinde çalışıyoruz ve daha sonra değerlendirmelerimizi sunuyoruz.
Bu bağlamda yaptığımız ziyaretlerde saptadığımız bir sorunu sizler için de faydalı olur diye tartışmak istiyoruz.
-Firmanın TÜBİTAK’tan Ar-Ge projesi onaylanmış, onaylanan projenin bütçesinde Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere test cihazı makinası %100 onaylanıp, KOBİ’lerde maksimum %75 hibe oranına tabi oluyor (Sanayi projelerinde bu oran %40-60 arasında değişiyor). Firma cihaz alımının tamamını 263 Ar-Ge Giderleri hesabına kayıt etmiş, projede kullanıldığı süreye bağlı olarak itfa payını (amortisman) 750-Ar-Ge Gideri Maliyet hesabına aktarmış, dönem sonunda ise 751-Ar-Ge giderleri yansıtma hesabıyla 630-Ar-Ge Giderleri hesabına aktararak dönem karını düşürmüştür.
Bize göre burada hata görüyoruz. Bu hatayı analiz etmek için önce mevzuata bakalım.
MEVZUATA GÖRE AR-GE GİDERLERİ;
5746 Sayılı Kanun’a göre çıkarılan Ar-Ge Yönetmeliğinin aşağıdaki 7 maddesinde tanımlanmıştır.
Ar-Ge ve yenilik harcamalarının kapsamı
MADDE 7 – (1) Ar-Ge ve yenilik faaliyeti kapsamında değerlendirilen harcamalar aşağıda yer almaktadır:
a) İlk madde ve malzeme giderleri:
1) Her türlü doğrudan ilk madde, yardımcı madde, işletme malzemesi, ara mamul, yedek parça, prototip ve benzeri giderler ile 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununa göre amortismana tabi tutulması mümkün olmayan maddi kıymetlerin iktisabına ilişkin giderleri kapsar.
2) Hammadde ve diğer malzeme stoklarından Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde fiilen kullanılan kısma ilişkin maliyetler Ar-Ge ve yenilik harcaması kapsamındadır. Bu nedenle, henüz Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde kullanılmamış olan hammadde ve diğer malzemelere ilişkin maliyet tutarlarının stok hesaplarında; kullanılan, satılan ya da elden çıkarılanların da stok hesaplarından mahsup edilmek suretiyle izlenmesi gerekir.
b) Amortismanlar:
1) Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla iktisap edilen amortismana tabi iktisadi kıymetler için ayrılan amortismanlardan oluşur.
2) Ar-Ge ve yenilik faaliyeti dışında başka faaliyetlerde de kullanılan makine ve teçhizata ilişkin amortismanlar, bunların Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde kullanıldığı gün sayısına göre hesaplanır.
c) Personel giderleri:
1) Kanun kapsamında gerçekleştirilen Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla çalıştırılan Ar-Ge personeliyle ilgili olarak tahakkuk ettirilen ücretler ile bu mahiyetteki giderlerdir.
2) Tam zamanlı Ar-Ge personeli sayısının %10’unu aşmamak üzere, Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerine katılan ve bu faaliyetlerle doğrudan ilişkili destek personelinin ücretleri ile bu mahiyetteki giderler de personel gideri kapsamındadır.
3) Kısmi çalışma hâlinde, personelin Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerine ayırdığı zamanın toplam çalışma zamanına oranı dikkate alınmak suretiyle bulunan ücret tutarları, Ar-Ge ve yenilik harcaması olarak dikkate alınır.
d) Dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler: Normal bakım ve onarım giderleri hariç olmak üzere, Ar-Ge ve yenilik faaliyetleriyle ilgili olarak işletme dışında yerli veya yabancı diğer kurum ve kuruluşlardan mesleki veya teknik destek alınması veya bunlara yaptırılan analizlerle ilgili olarak yapılan ödemelerle, bu mahiyetteki diğer ödemelerdir. Bu şekilde alınan danışmanlık hizmeti ve diğer hizmet alımlarına ilişkin harcamalar Ar-Ge ve yenilik harcaması kapsamında gerçekleştirilen toplam harcama tutarının %20’sini geçemez.
-Yukarıdaki mevzuat hükmüne göre alet/teçhizatın kıymetinin tamamı değil amortismanı hesaplanarak 750’den 263’e taşınmalıdır. Alet/teçhizat bedeli ise 253-Tesis, Makine ve Cihazlar hesabına kaydedilmelidir.
-Yine yukarıdaki hükme göre malzeme kavramı TÜBİTAK mevzuatında olduğu gibi iki alt bileşeni kapsamaktadır. Birincisi;yönetmeliğin 7 – a/1 maddesinde belirtildiği gibi bize göre dar anlamda malzeme gideri olup, sadece proje için alınan malzemeleri kapsamaktadır. TÜBİTAK’ın maliyet formlarında bu malzeme giderleri G016’da belirtilmektedir. İkincisi ise; söz konusu proje için değil genel üretim için tedarik edilip 7 – b/2 maddesinde belirtildiği gibi Ar-Ge projesinde de stoktan kullanılan malzemeleri ifade etmektedir. TÜBİTAK’ın maliyet formlarında bu malzeme giderleri G016-A’da gösterilmektedir.
– Personele gelince bazı firmalar projede görev alan personele ait ücretlerin adam/ay oranlarını dikkate almaksızın Ar-Ge projesindeki personelin maliyetinin tamamını 750 nolu hesaba alıp, 751 yansıtma hesabıyla 263’e taşımaktadırlar. Oysa onaylanan Ar-Ge projelerinde gördüğümüz gibi projede görev alan personel örneğin 0,30 – 0,40 adam/ay oranı gibi kısmi çalışmaktadır. Bu durumda sadece kısmi çalışmaya göre bulunacak ücret 263 nolu hesaba taşınmalıdır.
– Hizmet alımları da 730-Genel Üretim Giderleri hesabı üzerinden 750 ve 263’e taşındıktan sonra Ar-Ge gideri ortaya çıkmış oluyor.
– Proje tamamlanınca 263’teki Ar-Ge gideri 5 yıl süreyle itfa edilerek (amortisman), ayrılan amortismanlar proje bittiği için gelir tablosu kalemi olan 630-Ar-Ge Giderleri hesabına aktarılarak giderleştirir.
– Öte yandan Ar-Ge’si biten ürün yada makine satışa konu olursa 263 nolu hesaptan çıkarılarak, ayrılmış ise itfa payı için borç yevmiye kaydı yapılarak, bulunan rakamın KDV’siz satış fiyatı ile mukayese edilmesinde kar varsa 679-Diğer Olağan Dışı Gelir ve Karlar hesabına, zarar var ise 689- Diğer Olağan Dışı Gider ve Zararlar hesabına kaydı yapılmaktadır.
SONUÇ
Mali Rapor ile AGY500 MM Raporunun hem doğru şekilde oluşturulup denetimlerde başarılı olunması için Ar-Ge firmalarının mümkün olduğu kadar fatura bazında banka yoluyla ödeme yapmasını, malzeme maliyetlerine dikkat etmesini, ortakların projede görev alması halinde genel kurul kararının ve noter tasdiklerinin yapılmasını, Ar-Ge muhasebesinin oluşturulmasını gerekli görmekteyiz. TÜBİTAK tarafından 10 yıl içinde MM düzeyinde yapılan mali denetimlerde yanlışlık ya da eksiklik tespit edildiğinde firma ile MM birlikte müteselsilen fazla yapılan ödemeyi gecikme faiziyle birlikte geri ödemesi yanında 3 defa hatanın tekrarı halinde 3 yıl için firma için proje vermeme, MM için yine 3 yıl için rapor yazmama cezası verilmektedir. Ayrıca risk yönetimi için MM’lerin kendilerini mali sigorta yaptırmalarında fayda olduğunu düşünmekteyiz.