01.01.2021 TARİHİ İTİBARİYLE YÜRÜRLÜĞE GİREN TÜBİTAK TEYDEB MALİ RAPOR HAZIRLAMA KILAVUZUNDA ÖNE ÇIKAN GÜNCELLEMELER VE DEĞERLENDİRMELERİMİZ

Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK

Ulusal ve Uluslar arası Ar-Ge ve Yenilik Hibe

Fonları Uygulayıcısı, YMM, Öğretim Üyesi

 

Gülçin GÖKÇEYREK

Mali Rapor Uzmanı

www.abdanmerymm.com

abdanmer@gmail.com

09/01/2021

 

GİRİŞ

– TÜBİTAK-Teknoloji ve Yenilik Destek Programları Başkanlığı (TEYDEB) bünyesinde yürütülen destek programları için mevcut olan 3 farklı Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunun 31.12.2020 tarihinde yürürlükten kaldırılarak aşağıda belirtilen destek programlarını kapsayacak şekilde tek bir Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunun 01.01.2021 tarihinde yürürlüğe gireceği belirtilmiştir. (https://www.tubitak.gov.tr/tr/duyuru/mali-hususlar-ve-odeme-sureclerine-ait-belgeler-guncellendi).

– Bizim çalışma alanımız itibariyle 1507-KOBİ Ar-Ge Başlangıç Destek Programı ile 1501-Sanayi Ar-Ge Projeleri Destekleme Programı Mali Rapor Hazırlama Kılavuzu aynıdır.

– Yeni değişikliğe göre; Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme Raporu için Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerden hizmet alınabilmektedir. Bu bakımdan daha önce AGY500 Yeminli Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme ve Tasdik Raporu, Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme Raporu AGY500 olarak değişmiştir.

 

GÜNCELLEME İLE ÖNE ÇIKAN HUSUSLAR

A) Gider Belgelerinin düzenlenmesi

  • Proje kapsamındaki giderlerin mevzuata uygun olarak belgelendirilmesi,
  • Proje ile ilgili yasal belgelerin formatına ilişkin ilgili mevzuatında belirtilen tüm bilgileri ihtiva etmesi gerekir,
  • Giderlerin TÜBİTAK’a beyan edilebilmesi için aşağıda belirtilen usul ve esaslara göre kuruluş tarafından belgelendirilmesi gerekir. Bu kurallara göre belgelendirilmeyen giderler TÜBİTAK’a beyan edilmez ve desteklenmez.
    • Giderlerin, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu başta olmak üzere, 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve ilgili diğer kanunlarda belirtilen belgelerle (fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, ücret bordroları, ödeme belgeleri, beyanname, bildirge vb.) tevsik edilmesi zorunludur.
    • Proje kapsamında yapılan giderlerin, ilk ve ara dönemlerde proje başlama tarihi ile raporun ait olduğu dönemin bitiş tarihi arasında, son dönemde ise proje başlama ve bitiş tarihleri arasında muhasebe kayıtlarında yer alması gerekir. Projenin son dönem MM Rapor ücretine ait belgelerin de ilgili dönem MM raporu tarihine kadar muhasebe kayıtlarında yer alması gerekir.
    • Proje kapsamında yapılan harcama ve giderlerin ödeme işlemlerine ait muhasebe kayıtlarının ilgili dönem MM rapor tarihine kadar yapılmış olması zorunludur.
    • Personel maliyetlerinin beyan edilebilmesi için vergi ve SGK beyan yükümlülüklerinin MM rapor tarihine kadar yerine getirilmiş olması gerekir.
    • Kamu kurum ve kuruluş çalışanlarının şirket ortağı, anonim şirket yönetim kurulu üyesi, limited şirket müdürü olarak projede çalışabilmesi için ilgili kurum, kuruluşun izin belgesinin olması gerekir.
    • Projede görev alan öğretim elemanlarının Teknoloji Geliştirme Bölgelerinde şirket kurması, kurulu bir şirkete ortak olması ve/veya bu şirketlerin yönetiminde görev alması ile ilgili Üniversite Yönetim Kurulu izin belgesinin olması gerekir.
    • Kamu kurum ve kuruluş çalışanları ile üniversitelerde görevli öğretim elemanlarının 4691 sayılı Kanun hükümlerine göre Teknokentte yer alan proje sahibi kuruluşta çalışabilmesi için ilgili kurum, kuruluş veya üniversiteden izin almış olması gerekir.
    • Kamu kurum ve kuruluş çalışanları ile üniversitelerde görevli öğretim elemanlarından proje kapsamında hizmet alınması halinde ilgili kurum, kuruluş veya üniversitenin izin belgesinin olması gerekir. Ancak, alınan hizmete ait döner sermaye faturasının olması durumunda, izin belgesi gerekmemektedir.
    • Kuruluşun yasal defterlerinin mevzuata uygun olarak tasdik edilmiş olması gerekir.
    • Proje kapsamında TÜBİTAK’a beyan edilen maliyetlerle ilgili herhangi bir teşvikten yararlanılması durumunda, yararlanılan teşvikle ilgili her türlü belgenin bulunması gerekir.
    • Proje çalışanlarının maliyetlerinin beyan edilebilmesi için yukarıda belirtilen belgelere ilave olarak projede görev aldıkları aylarla ilgili aşağıda yer alan belgelerin de olması gerekmektedir:
      • Ücret Bordroları,
      • Net ücretin bankadan ödendiğine dair belge (proje personeli adına icra ve nafaka gibi yasal zorunluluk gereği başka mercilere yapılan ödemeler için banka aracılığı ile ödendiğine dair belge yerine ilgili yerlere ödendiğini gösterir belge)
      • SGK Aylık Prim ve Hizmet Belgesi ile Muhtasar Beyanname (Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi), Tahakkuk, Prim ödemesi, mahsup yapılmışsa işlemin gerçekleştiğine dair belgeler, taksitlendirme, yeniden yapılandırma varsa ödemeler,
      • Herhangi bir Sosyal Güvenlik Kuruluşundan emekli olduktan sonra 5510 sayılı Kanunun 4/1-a maddesi kapsamında çalışanlara ait Sosyal Güvenlik Destekleme Prim kesintisi yapıldığına dair belge,
      • 4691 sayılı Kanun hükümlerine göre Teknokentte yer alan kuruluşta çalışan kamu kurum ve kuruluş çalışanları ile üniversitelerde görevli öğretim elemanları için 5510 sayılı Kanunun 4/1-c maddesi kapsamında olduğuna dair belge,
      • Teknoloji Geliştirme Bölgelerinde yürütülen projelerde görev alan proje personeli için Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Uygulama Yönetmeliği’nin ilgili maddesi gereğince, Yönetici Şirket tarafından onaylanan 4691 sayılı Kanun kapsamında çalışan personele ait personel bilgi formu,
      • Yabancı uyruklu çalışanlar için mevzuatın gerektirdiği yasal belgeler (çalışma, oturma izin belgeleri vb.).
    • Projede görev alan anonim şirket yönetim kurulu üyelerinin maliyetlerinin desteklenebilmesi için ücretle ilgili esas sözleşmede hüküm bulunması veya 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uygun olarak genel kurul kararı alınması gerekir. Limited şirketlerde müdürlerin maliyetlerinin desteklenebilmesi için ücret ile ilgili 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uygun olarak genel kurul kararı alınması gerekir. Genel kurul kararının alınması gerektiği durumda, söz konusu kişilerin Genel Kurul Kararının alındığı tarihten sonraki maliyetleri beyan edilir. Geçmiş tarihlere yönelik alınan kararlar dikkate alınmaz. Ücretle ilgili daha önce alınmış ve halen geçerli genel kurul kararı olması halinde tekrar genel kurul kararı alınmasına gerek yoktur.

– Anonim şirketlerde ortakların, yönetim kurulu üyelerinin, limited şirkette ortakların ve limited şirkette müdür olarak atananların 5510 sayılı Kanun hükümlerine göre sigortalı olduklarının veya emekli olduklarının belgelendirilmesi halinde proje kapsamında maliyetleri beyan edilebilir.

– Anonim şirketlerin yönetim kurulu üyeleri ile limited şirket müdürlerinin projede görev alması durumunda gerekli diğer belgeler aşağıdadır;

  • Ücret ödemesinin başladığı tarihi, ücret tutarının tespiti ve tayinini gösteren kuruluş Genel Kurul Toplantı Tutanağı veya esas sözleşme örneği,
  • Projede görev aldıkları aylara ait ücret bordroları,
  • Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan sigortalılığını gösterir belge,
  • Başka bir kuruluşta 5510 sayılı Kanunun 4/1-a maddesi kapsamında sigortalı olanlar için her ayın SGK Aylık Prim ve Hizmet Belgesi,
  • 5510 sayılı Kanunun 4/1-b maddesi kapsamındaki kişilerin 4/1-b statüsünde olduğuna ilişkin belge,
  • 4691 sayılı Kanun hükümlerine göre Teknokentte yer alan kuruluşta çalışan kamu kurum ve kuruluş çalışanları ile üniversitelerde görevli öğretim elemanlarının 5510 sayılı Kanunun 4/1-c maddesi kapsamında olduğuna dair belge.

– İthal alımlarda, malın maliyetine dahil olan alıma ait gümrük vergisi, özel tüketim vergisi, gümrük müşavirlik hizmet giderleri, muhabir banka komisyon giderleri, vadeli ithal alımlarda kaynak kullanımı destekleme fonu (KKDF), sigorta, ordino, nakliye, harç, ambar gibi giderler de destek kapsamında değerlendirilir. Söz konusu ithal alımın maliyetine dahil edilmeyen ve doğrudan giderleştirilen kalemler desteklenmez. Katma değer vergisi desteklenmediği için ithalat aşamasında ödenen katma değer vergisi maliyetlere dahil edilmemelidir. İthal alımlarda mal bedeli ile diğer maliyet unsurlarının aynı dönemde beyan edilmesi gerekir. Aksi durumda, mal bedeli ile birlikte beyan edilmeyen diğer maliyet unsurları desteklenmez.

B) Giderlerin ödenmesi; Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda yapılan açıklamalara uygun olarak firmanın yaptığı ödeme şekline göre aşağıdaki tabloda belirtilen belgelerden biri ve/veya birkaçı Mali Raporda mutlaka bulunmalıdır.

Ödeme Şekli Belgeler Açıklama
Banka – Havale dekontu

– EFT dekontu

– Banka hesap ekstresi

İnternet ortamından alınan havale ve/veya EFT ödeme belgelerinin mutlaka ilgili banka onaylı olması gerekir.
Kasa – Tediye fişi

– Satıcı firma tahsilat makbuzu

320 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve konuyla ilgili müteakip tebliğlerde belirlenen sınırlamalara uygun nakit ödemeler kasadan yapılabilir. (Kasadan yapılan ücret ödemeleri desteklenmez.)
Çek/senet – Tediye fişi

– Banka havale/EFT dekontu

Çek/senet tutarının AGY500 raporunun düzenlenmesinden önce kuruluş tarafından ödendiğinin tevsikine dair belgeler.
Çek/senet ciro – Borcun olmadığına dair belge Üçüncü şahıslara ait çekler ile senetlerin ciro edilmesi suretiyle ödeme yapılması durumunda, mal ve hizmet alınan satıcı firmadan proje kapsamına giren alıma ait kuruluşun borcunun bulunmadığına ilişkin belgeler.
Cari hesap

 

 

 

 

 

– cari hesapların karşılıklı olarak mahsup yoluyla kapatıldığına dair muavin kayıtları

– hesap mutabakat yazıları

– cari hesap ilişkisine taraf firmaların birbirine olan borç ve alacaklarının virman dekontu

– karşılıklı muhasebe kayıtlarının teyidine dair belgeler

Karşılıklı mal alım-satımı ile ilgili cari hesap ilişkisi durumunda cari hesapların kapatıldığına dair belgeler.

 

Kredi kartı

 

– kredi kartı hesap ekstresi

– kredi kartı ödemesine ilişkin belge

Firmanın ya da firma ortakları ile çalışanların kredi kartı hesap ekstresi ve ödemesine ilişkin belge (faturanın firma adına düzenlenmesi ve kredi kartının kısmi olarak ödenmesi halinde, ödemenin söz konusu alım karşılığı yapıldığının tevsiki gerekir).
Temlikname – Tediye fişi

– Banka havale/EFT dekontu

Temlikname tutarının AGY500 raporunun düzenlenmesinden önce kuruluş tarafından ödendiğinin tevsikine dair belgeler.
Ödeme belgesi yerine geçen diğer belgeler ve muhasebe kayıtları

 

– Proje faaliyetlerine ilişkin giderlerin TÜBİTAK tarafından kabul edilebilmesi için ödemelerinin aşağıda belirtilen kurallar çerçevesinde gerçekleştirilmiş olması gerekir. Bu kurallara göre ödemesi yapılmayan giderler TÜBİTAK’a beyan edilmez ve desteklenmez.

  • Proje kapsamındaki mal ve hizmet alımına ilişkin yapılan tüm ödemelerin 320 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve konuyla ilgili müteakip tebliğler ve sair mevzuatta belirlenen sınırlara uygun yapılması ve ödemelerin banka veya benzeri finans kurumlarınca düzenlenen belgelerle tevsik edilmesi gerekir.
  • Giderlere ait ödemelerin en geç ilgili döneme ait MM Raporunun düzenlendiği tarihe kadar, ilgili mevzuat hükümlerine göre gerçekleştirilmiş olması gerekir.
  • Gidere ait fatura tarihinin proje başlama ve bitiş tarihleri arasında olması kaydıyla, destek başlama tarihinden önce yapılan ödemeler de kabul edilir.
  • Gidere ait ödemenin kısmi olarak yapılması durumunda kısmi ödenen tutar beyan edilebilir. Personel gideri hariç, diğer giderlere ait kalan tutar projenin devam etmesi halinde ödemesi yapıldığı takdirde sonraki dönem/dönemlerde beyan edilebilir. Ancak, projenin son dönemi olması halinde kalan tutar son döneme ait Ar-Ge Yardımı İstek Formu sunulduktan sonra TÜBİTAK’a beyan edilemeyecektir.
  • Personel maliyetlerinin tek seferde TÜBİTAK’a beyan edilmesi gerekir. İlgili dönemde net ücret kısmi olarak ödenmiş (bir kısmı bankadan ödenmiş, kalan kısmı hiç ödenmemiş) ve TÜBİTAK’a beyan edilmiş ise kalan net ücret tutarı sonraki dönem/dönemlerde ödense dahi TÜBİTAK’a beyan edilmez.
  • Personel ücretlerinin desteklenmesi için net ücretin tamamının veya bir kısmının banka aracılığı ile ödenmesi zorunludur. Banka aracılığı ile ödenmeyen net ücretler desteklenmez. Ancak, proje personeli adına icra ve nafaka gibi yasal zorunluluk gereği başka mercilere yapılan ödemeler için banka aracılığı ile ödendiğine dair belge yerine ilgili yerlere ödendiğini gösterir belgenin ibraz edilmesi gerekir.
  • Net ücretin bir kısmının bankadan bir kısmının da kasadan ödenmesi halinde sadece bankadan yapılan net ücret ödemesi desteklenir, kasadan yapılan net ücret ödemesi ise desteklenmez. Kasadan yapılan net ücret ödemeleri gerek ilgili dönemde gerekse sonraki dönemlerde beyan edilmez, beyan edilse dahi desteklenmez.
  • Personel maliyetinin TÜBİTAK’a beyan edilebilmesi için mutlaka net ücretin tamamının veya bir kısmının banka aracılığı ile ödenmesi gerekir. Net ücretin hiç ödenmediği durumlarda, vergi ve/veya SGK primleri ödenmiş olsa dahi vergi ve/veya SGK primleri TÜBİTAK’a ayrıca beyan edilemez. Ancak, bu durumda sonraki dönem/dönemlerde net ücretin bankadan ödenmesi halinde, bankadan ödenen net ücret ile ödemesi yapılan vergi ve SGK primleri TÜBİTAK’a beyan edilebilecektir.
  • Kuruluşlar, personel maliyetlerinin (Asıl Brüt Ücret+İkramiye+ SGK İşveren Payı ve SGK İşsizlik Sigortası İşveren Payı) tamamını ilgili dönemde ödeyememeleri durumunda, proje süresi içerisinde olmak kaydıyla personel maliyetlerini ödemesinin yapıldığı sonraki dönemlerde TÜBİTAK’a beyan edebilir.
  • Personel giderleri içerisinde yer alan vergi ve SGK primlerinin beyan edilebilmesi için MM rapor tarihine kadar ödenmiş, taksitlendirilmiş, yeniden yapılandırılmış ya da mahsup işlemlerinin gerçekleştirilmiş olması gerekir. İlgili kurumlara sadece dilekçe verilmesi işlemin gerçekleştiği anlamına gelmez.
  • Finansal kiralama yoluyla yapılan alımların proje destek süresi içerisinde gerçekleşen aylık kira taksitlerine ait tutarlar destek kapsamında değerlendirilir. Ancak projenin destek süresi dışında kalan ve ödemesi yapılmamış taksitlerine ilişkin tutarlar desteklenmez.
  • Çek ve senet düzenlemek suretiyle yapılan ödemelerde veya temlikname düzenlenmesi halinde, çek, senet veya temlikname bedelinin MM rapor tarihine kadar ödenmiş olması gerekir.
  • Üçüncü şahıslara ait çekler ile senetlerin ciro edilmesi suretiyle ödeme yapılması durumunda, mal ve hizmet alınan satıcı firmadan proje kapsamına giren alıma ait kuruluşun borcunun bulunmadığına ilişkin belgenin MM rapor tarihine kadar alınması gerekir.
  • Karşılıklı mal alım-satımı ile ilgili cari hesap ilişkisi durumunda, cari hesapların karşılıklı olarak mahsup yoluyla kapatıldığına dair cari hesapların muavin kayıtları ve gerekirse hesap mutabakat yazılarının ödeme belgelerine eklenmesi gerekir.
  • Cari hesap ekstresinde, proje kapsamında yapılan mal ve hizmet alımına ait faturanın kaydedildiği tarih öncesinde, firmanın proje dışında gerçekleşen alımlarından dolayı satıcı firmaya borcunun bulunması durumunda, kuruluş tarafından yapılan ödemeler öncelikli olarak faturanın kayıt tarihi öncesi olan borçlarına mahsup edilir. Ancak proje kapsamında yapılan alıma ait faturanın ödemesine ilişkin tediye makbuzunda ya da banka dekontunda, proje çerçevesindeki alıma ait faturanın ödemesi olduğunun belirtilmesi halinde, yapılan ödemeler ilgili faturaya ait kabul edilir.
  • Yurtdışı döviz cinsinden alımlarda, ödeme tarihindeki T. C. Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınır.
  • Firmanın ya da firma ortakları ile çalışanların kredi kartı ile yapılan mal ve hizmet alımında, alım tutarının MM rapor tarihine kadar ödenmesi gerekir.
  • Kamu kurum ve kuruluşları ile devlet üniversiteleri tarafından ödemelerin bu Kılavuzdaki açıklamalara uygun olarak Gider Formlarının düzenlendiği tarihe kadar yapılmış olması gerekir. TÜBİTAK tarafından kurumdan eksiklik nedeniyle revizyon talep edilmiş olması durumunda da, revizyon öncesi düzenlenen ilk Gider Formu tarihine kadar ödemelerin yapılmış olması gerekir.
  • Bu maddedeki kısmi ödeme, giderlerin bir kısmının ödenmesi, kalan kısmının ödenmemesini ifade etmektedir. Bir kısmının bankadan kalan kısmının kasadan ödenmesi (tamamının ödenmiş olması koşuluyla) halinde bu husus kısmi ödeme olarak değerlendirilmeyecektir.

 

Gidere ait fatura tarihinin proje başlama ve bitiş tarihleri arasında olması kaydıyla, destek başlama tarihinden önce yapılan ödemeler de kabul edilir.

 

C) Mali Raporda yer alan Gider Formları aşağıdadır.

G011 Personel Giderleri Formu

G011-A Personel Aylık Maliyet Formu (Proje destek başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki her ay için ayrı düzenlenmelidir)

G011-B Personel Ortalama Aylık Maliyet Formu

G011-C İlgili Dönemde Eğitim Durumuna Göre Uygulanacak Personel Ortalama Aylık Maliyet Formu

G012 Seyahat Giderleri Formu
G013 Alet/Teçhizat/Yazılım/Yayın Giderleri Formu
G014 Ar-Ge ve Test Kuruluşlarına Yaptırılan İşlere ait Gider Formu

G014-A Yurt İçi Ar-Ge ve Test Kuruluşlarına Yaptırılan İşlere ait Gider Formu

G014-B Yurt Dışı Ar-Ge ve Test Kuruluşlarına Yaptırılan İşlere ait Gider Formu

G015 Hizmet Alımları Gider Formu

G015-A Yurt İçi Hizmet Alımları Gider Formu

G015-B Yurt Dışı Hizmet Alımları Gider Formu

G016 Malzeme Giderleri Formu

G016-A Stoktan Kullanılan Malzeme Giderleri Formu

G017 Bursiyer Giderleri Formu*
G018 Proje Teşvik İkramiyesi Formu*
G020 Proje Dönemsel Toplam Giderler Tablosu

Kaynak: Buraya kadarki bilgiler, TÜBİTAK TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzundan alınmıştır. https://www.tubitak.gov.tr/sites/default/files/21566/maliraporhazirlamakilavuzus01.pdf

 

BİZİM DEĞERLENDİRMELERİMİZ

 

A. ÖDEMELERE DİKKAT

Mali Rapor harcama ve gider kalemlerinden başta malzeme olmak üzere alet-teçhizat, hizmet alımlarına ait faturaların AGY500 MM raporu yazılıncaya kadar bankadan HAVALE/EFT ya da ÇEK şeklinde ödenmesi ve ilgili banka dekontlarının veya banka ekstresinin banka tarafından onaylı olması gerekiyor. Aslında baştan iyi kurgulanırsa ödeme şartını yerine getirmek oldukça kolay. Bunu açıklamak için ödeme yöntemlerini aşağıdaki gibi analiz edebiliriz.

 

ÖDEME YÖNTEMLERİ

Faturaların ödemesi ya fatura bazında ya da cari hesap usulü yapılır. Fatura bazında ödemede, dekontun açıklama bölümüne faturanın numarası yazılır (yer varsa tarihi de yazılabilir). Birden fazla fatura numarası da yazılabilinir, bu durumda fatura tutarlarının toplamı HAVALE/EFT yapılmışsa toplamına eşit olmalı. Açıklama bölümü birden fazla fatura numarası yazımı için yeterli olmazsa, bize göre birden fazla dekont düzenlenebilir. Önemli olan fatura numaralarının net olarak tespit edilebilmesidir. Çekle ödemelerde de çek bordrosunun ya da tahsilat/tediye makbuzunun açıklama kısmına yine fatura numarasını yazmak gerekiyor. HAVALE/EFT veya çek ödemelerinde dekontların mutlaka banka tarafından onaylı olması gerekiyor. Dekont yerine banka onaylı hesap ekstresi de olabilir. Ekstrede yapılan ödemelerin detaylı gözükmesi gerekiyor.

Cari hesap usulü ödeme, açıkça söylemek gerekirse bizi ve firmayı gereksiz yere yoruyor. Fatura bazında ödeme yapılmadığında, firmanın tedarikçiyle olan tüm alım ile HAVALE/EFT/ÇEK ödemelerinin yer aldığı 320 satıcılar muavin dökümünü isteyerek, ilk Ar-Ge faturasının kesildiği tarihe bakıp, aşağıdaki olasılıkları irdeliyoruz:

  1. 320 satıcılar muavin dökümünde tek Ar-Ge faturası kesilmiş ise fatura tutarı dahil o tarihteki bakiyeye bakıyoruz. Fatura tarihinden itibaren MM raporu yazılıncaya kadar bu tutarın ödenmesini arıyoruz. Ödeme yalnız eski borçları kapamış, Ar-Ge faturasına sıra gelmemişse, Ar-Ge faturası ödenmemiştir diye kapsam dışına alıyoruz. Mal ve hizmet iadeleri ya da çek iadeleri varsa onlara da dikkat ediyoruz.
  2. Birden fazla Ar-Ge faturası dönem içinde kesilmiş ise, son Ar-Ge faturasının kesildiği tarihteki bakiyenin ödenmesinin MM raporu yazılıncaya kadarki kontrolü yanında, ilk Ar-Ge faturasının kesildiği tarihten son kesilen tarihe kadarki ara dönemdeki ödemelerin de banka teyitlerini talep ediyoruz.
  3. Ar-Ge firması malzeme ya da hizmet aldığı firma ile avanslı çalışıyorsa, ilk Ar-Ge faturasının kesildiği tarihte karşı taraftan alacaklı olmakta, bu durumda ilk avans ödemelerinin yapıldığı tarihteki banka dekontlarının teyitlerini istemekte ve sonrasını da ödeme çıkarsa kontrol etmekteyiz.
  4. Ar-Ge firması tedarikçiden karşılıklı mal alım satımında da bulunuyorsa (yani takas),bu durumda tedarikçiden de kaşeli imzalı karşı virman hesap dökümünü de alarak, karşılıklı olarak örtüşüp örtüşmediğini kontrol etmek gerekir.

Personel ödemelerinde çalışan sayısı ne olursa olsun, mutlaka banka üzerinden yapılmalı, net ücret tam olarak (ne eksik ne fazla) bankadan ödenmelidir. Bankadan dekont ve ekstreler kuşkusuz banka kaşe ve imzalı olması gerekiyor. 1 lira bile eksik ödenen personel maliyeti, tamamı üzerinden hibe kapsamı dışına alınırken, yukarıda açıkladığımız diğer ar-ge harcama ve gider faturalarında kısmi ödeme yapılmışsa, KDV’nin tamamı düşülerek geri kalan kısım, onaylanan harcama tutarına dahil edilebilmektedir.

 

Ara Çıktı

Mali Rapor ile AGY500 MM Raporunun hem doğru şekilde oluşturulabilmesi için Ar-Ge firmalarının mümkün olduğu kadar fatura bazında banka yoluyla ödeme yapmasını önermekteyiz. Cari hesap usulü ödemede hata yapma olasılığı yüksek olup, yanlışlık ya da eksiklik TÜBİTAK tarafından 10 yıl içinde yapılan denetimlerde tespit edildiğinde firma ile MM birlikte müteselsilen fazla yapılan ödemeyi gecikme faiziyle birlikte geri ödemesi yanında 3 defa hatanın tekrarı halinde 3 yıl için firma için proje vermeme, MM için yine 3 yıl için rapor yazmama cezası verilmektedir.

 

B. MALZEME MALİYETLERİ

TÜBİTAK –TEYDEB Ar-Ge projelerinde malzeme maliyetinin toplam maliyet içindeki payı uygulamadan aldığımız bilgilere göre ortalama %70 civarındadır. Dolayısıyla malzeme maliyet kalemine özel önem vermek gerekiyor.

– Prototip ürün ve/ ya da süreç Ar-Ge projelerinin genelde çıktısı bir makine olup, makinenin de tasarıma göre malzemeden imalatı söz konusudur. Projenin yenilikçi unsurlarını projede anlatırken, genelde mevcut durumla mukayesesinde makineyi bir bütün olarak değil de makineyi 5-7 arası ana bölüm ya da gruba ayırarak, mukayesesi yapılmaktadır. Bizce bu bölümlendirmeyi örneğin TÜBİTAK’ın <M016> formuna taşıyarak, malzemeleri listelemek gerekir. Bu şekilde formu inceleyen uzman ve hakem daha iyi bilgilendirilmiş olmakta, hatta projenin ekine makinenin katı model çizimini koyarak, üzerinde hem ana bölümleri hem de fiyatı yüksek malzemelerin yerlerini göstermek daha uygun olmaktadır.

– TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda bu konu şu şekilde vurgulanmaktadır: “Proje çıktısı ürün çok sayıda modülden/üniteden oluşuyorsa, modül/üniteyi oluşturan malzemelerden her biri ilgili modül/ünite başlığı altında M016 formunda malzemenin adı/birimi/miktarı/tutarı belirtilerek listelenmelidir.”

 

MALZEME GİDERLERİNİN GRUPLANDIRILMASI

– Proje maliyetini forma listelerken “Tahmini Maliyet sistemi” esas alınabilir. Sadece geçmiş dönemlerin neticelerine ve gelecekteki muhtemel gelişmelere göre istatistiki bazı hesaplarla önceden tespit edilen maliyetlere, tahmini maliyetler demekteyiz. Bunlar olması beklenen bir çeşit ortalama maliyettir ki, kesinlik dereceleri ve firma içi kontrol değerleri oldukça zayıftır. Haliyle fiilen gerçekleşen malzeme miktar ve maliyetleri esas alınarak maliyetlerin hesaplanması yöntemi olan <Fiili Maliyet Sistemi> de yaygın olarak kullanılmaktadır. Ekonomideki fiyat ve miktar hareketlerindeki değişkenlikler esas alınarak, bu sistemlerden hangisi ya da birlikte kullanımına firma karar vermektedir.

– Cıvata, somun, pul, vida gibi bağlantı elemanlarını tahmini maliyet listesine tek tek işlemektense toplu halde ebatları belirtilmeden adet ya da kg. olarak gösterilmesi, listenin gereksiz yere uzatılmasını önlemektedir.

– Malzeme miktarları yazılırken küsuratlı miktarlar yazılmamalı başka bir deyişle örneğin 10,25 kg. değil 10 kg. şeklinde yazılmalıdır. Küsuratlı yazıldığı takdirde projesi verilen ürün ya da makinenin daha önce yapılmış olduğu izlenimi verilmektedir.

– Tahmini Maliyet Malzeme Listesi (EK1) ekteki listede yer aldığı şekilde hazırlanmalı ve de büyük miktar yada meblağlı malzemeler tasarım çizimleri üzerinde hatta elle yapılan çizimlerde yerleri gösterilerek tanımlanmalı. MALZEME LİSTESİ ‘ne buradan ulaşabilirsiniz.

– Projenin yapımında kullanılması öngörülen kalıplar daha sonra üretimde de kullanılacak ise TÜBİTAK mevzuatına göre %40 oransal desteklenmektedir. Kalıplar malzemeler olarak alınıp, firma bünyesinde işleniyor ise malzeme listesine kaydedilmeli, yine malzeme olarak alınıp firma dışında şekillendirme faaliyetine tabi tutulduğunda ayrıca M015 Hizmet alımları listesine fason işçilik bedeli kaydedilmelidir. Bununla birlikte kalıp bitmiş yarı mamul olarak firma dışından temin edildiğinde doğrudan M013 Alet/Teçhizat formuna işlenerek proje girişi için proformaları alınarak sisteme girilmelidir.

 

MALZEME ALIMLARININ BELGELENMESİ

– Proje onaylanıp öngörülen maliyetler projede kullanılarak gidere dönüştüğünde, hibe talebi için de malzeme giderlerini listelemek gerekmektedir. TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda malzeme gider listelemesi ile ilgili şöyle denilmektedir:

Malzeme alımları iki türlü belgelendirilebilir;

a) Malzemenin satın alınması,

b) Malzemenin firma stokundan kullanılması.

 

a) Malzemenin Satın Alınması

Proje destek süresi içerisinde proje faaliyetleri dikkate alınarak alınan malzeme giderleri G016 formunda gösterilmelidir.

b) Malzemenin Stoktan Kullanılması

Stoktan kullanılan malzemelerin fatura tarihi dikkate alınmaz. Ancak, stoktan kullanılan malzemelerin stok çıkış tarihi proje destek süresi içerisinde olmalıdır.

Buradan anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde malzeme alınırsa G016 formunda, daha önceden malzeme alınmış stoklarında bulunuyorsa malzemenin G016-A formunda gösterilmelidir.

Stoktan Kullanılan Malzeme Giderleri Formu’nda (G016-A) beyan edilen malzemelerin stoklardan çıkışını ve ilgili gider hesaplarına girişini gösteren yevmiye kaydı da ayrıca Mali Rapora eklenmelidir. Formda belirtilen malzeme tutarı ile yevmiye kaydındaki stok çıkışlarına ait tutarlar uyumlu olmalıdır.

Yukarıdaki ifadelerden anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde alınan malzeme kalemlerine ait muhasebe kayıtları, ayrı bir Ar-Ge muhasebesinin oluşturulması halinde sarfın yapıldığı tarihte kayıtların yapılmasını önerirken, uygulamada aralıklı envanter yöntemini kullanan firmaların geçici vergi dönemlerinde bu malzeme kayıtlarını esas üretim maliyetleri ile beraber kayıtlarını yaptıkları gözlenmektedir. Ama unutmamak gerekir ki stoktan kullanılan malzemeler olması halinde, stoktan malzeme kullanımına ilişkin ayrı bir muhasebe fişi düzenlenmelidir.

 

ÖNGÖRÜLEN İLE GERÇEKLEŞEN MALİYET KALEMLERİNDE SAPMALAR OLUNCA NE YAPILMALI?

– Kuşkusuz öngörülen maliyet ile gerçekleşen maliyet mukayesesinde çoğu kez farklılıklar ortaya çıkabilmektedir. Eksik maliyetlerin olabileceği proje süresince ortaya çıkabileceği gibi süreç içinde projenin Ar-Ge niteliği ya da yönü değişerek bazı malzemeler yerine yeni malzemelerin kullanılması da söz konusu olabilmektedir. Bu tür değişiklikleri, gerekçeleri ile birlikte teknik raporda belirtmek gerekir. Malzeme maliyetini TÜBİTAK mevzuatına göre onaydan sonraki aşamada %25 arttırmak mümkündür.

– Öngörülen ile gerçekleşen malzemelerin fiyat ve miktarlarında sapmaların olması doğaldır. Bize göre aynı olması halinde; ürün, süreç veya yaklaşım büyük ölçüde oluşturulmuş kabul edilerek, Ar-Ge’si bitmiş olarak algılanabilmektedir.

 

AR-GE PROJE MALZEME MALİYET FATURALARI NASIL KESİLMELİ VE ÖDEMESİ HANGİ YÖNTEMLE YAPILMALI?

– Proje malzeme maliyeti faturaları kesilirken proje öneri formundaki malzeme tanımı ile faturadaki malzeme tanımı ve ölçü birimleri birebir örtüşmeli, eğer değişiklik var ise teknik raporda gerekçeleriyle beraber açıklanmalıdır.

– Malzeme kalemlerinin proje başlangıç tarihinden önce ödeneceği gibi MM Raporu yazılıncaya kadar mümkünse cari hesap usulü değil havale ya da çek ile fatura tarih/numarası belirtilerek yapılmalı. Kısmi ödeme yapılması halinde ödenen kısım kadar hibeye tabi olmaktadır. Ödenmeyen kısım için daha sonraki dönemde ödemesi yapıldığı takdirde hibeye dahil edilebilmektedir.

 

 D. MM RAPORU İÇİN İSTENİLEN KAŞELİ/İMZALI BİLGİ VE BELGELER 

  • TÜBİTAK tarafından onaylanan AGY101 yada AGY100 formu, varsa değişikliklerle beraber (revize edilmiş haliyle) e-mail olarak,
  • Proje Destek Karar Yazısı, Proje Sözleşmesi
  • Ar-Ge Konusu makine ya da ürün satıldı ise kesilen Satış faturası, (satış faturası proje bitiş tarihinden önce kesilmemeli, özellikle Kamu’ya proje konusu makine ya da ürün satıldı ise destek reddedilir).
  • Projede kullanılacak tüm gider faturalarında “Bu faturada belirtilen toplam tutarın ………..TL’si ……….. numaralı TÜBİTAK – TEYDEB projesi için kullanılmıştır.” İbaresi yer alması gerekmektedir. Bu ibare için kaşe yaptırılmalıdır.
  • Harcama ve gider belgeleri, fatura, irsaliye, muavin dökümleri ve aşağıdaki diğer belgelerin üzerine ASLI GİBİDİR kaşesi vurulduktan sonra şirket unvanı veya unvanı içeren şirket kaşesi üzerine şirket yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir.
  • Banka ve çek ödemelerine ait banka dekontlarının ya da banka ekstrelerinin ilgili banka tarafından kaşeli imzalı teyidi.
  • TRANSFER ÖDEMESİ olanlar için ilgili özel TÜBİTAK banka hesabına transfer ödemesi geldiği tarihten MM raporu yazılıncaya kadarki hesap hareketlerini gösteren banka hesap ekstresi banka onaylı teyidi,
  • Son yılın Bilanço ve Gelir Tablosu (Vergi Dairesi veya MM tarafından tasdikli)
  • Proje süresi içinde verilen geçici vergi beyannameleri ve eki gelir tablolarının düzenlenmesine esas olan yansıtmalar kapatılmadan önceki mizanlar,
  • Cari yılın Defter bilgileri, onay makamı, onay tarihi, yevmiye numaraları ve defterlerin noter tasdiklerinin olduğu sayfaların fotokopileri, (GİB e-defter onay yazısının fotokopisi, GİB e-defter/e-berat tarih ve numarası)
  • Firma ortaklarının T.C. kimlik numaraları, görev/unvanları, hisse oranları, hisse miktarları ve ortaklar pay defterinin ilgili sayfalarının fotokopileri,
  • İmza Sirküleri,
  • Ticaret Sicil Gazeteleri (kuruluştan itibaren değişikliklerle beraber) fotokopileri,
  • KOBİ Beyannamesi ve ekleri
  • TÜBİTAK hibesinin yatırılacağı banka hesap nosu,
  • Taahhütname

 

E.MUHASEBE KAYITLARI

-Danışmanlık verdiğimiz firmalara genellikle ziyaret ederek hem mevcut mevzuat değişikliklerini hem de bizim yeni sorunları çözerek elde ettiğimiz yeni bilgileri aktarmaktayız. Ayrıca firmaların ihtiyaçlarını da tespit ederek üzerinde çalışıyoruz ve daha sonra değerlendirmelerimizi sunuyoruz.

 

Bu bağlamda yaptığımız ziyaretlerde saptadığımız bir sorunu sizler için de faydalı olur diye tartışmak istiyoruz.

-Firmanın TÜBİTAK’tan Ar-Ge projesi onaylanmış, onaylanan projenin bütçesinde Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere test cihazı makinası %100 onaylanıp, KOBİ’lerde maksimum %75 hibe oranına tabi oluyor (Sanayi projelerinde bu oran %40-60 arasında değişiyor). Firma cihaz alımının tamamını 263 Ar-Ge Giderleri hesabına kayıt etmiş, projede kullanıldığı süreye bağlı olarak itfa payını (amortisman) 750-Ar-Ge Gideri Maliyet hesabına aktarmış, dönem sonunda ise 751-Ar-Ge giderleri yansıtma hesabıyla 630-Ar-Ge Giderleri hesabına aktararak dönem karını düşürmüştür.

Bize göre burada hata görüyoruz. Bu hatayı analiz etmek için önce mevzuata bakalım.

 

MEVZUATA GÖRE AR-GE GİDERLERİ;

5746 Sayılı Kanun’a göre çıkarılan Ar-Ge Yönetmeliğinin aşağıdaki 7 maddesinde tanımlanmıştır.

Ar-Ge ve yenilik harcamalarının kapsamı

MADDE 7 – (1) Ar-Ge ve yenilik faaliyeti kapsamında değerlendirilen harcamalar aşağıda yer almaktadır:

a) İlk madde ve malzeme giderleri:

1) Her türlü doğrudan ilk madde, yardımcı madde, işletme malzemesi, ara mamul, yedek parça, prototip ve benzeri giderler ile 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununa göre amortismana tabi tutulması mümkün olmayan maddi kıymetlerin iktisabına ilişkin giderleri kapsar.

2) Hammadde ve diğer malzeme stoklarından Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde fiilen kullanılan kısma ilişkin maliyetler Ar-Ge ve yenilik harcaması kapsamındadır. Bu nedenle, henüz Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde kullanılmamış olan hammadde ve diğer malzemelere ilişkin maliyet tutarlarının stok hesaplarında; kullanılan, satılan ya da elden çıkarılanların da stok hesaplarından mahsup edilmek suretiyle izlenmesi gerekir.

b) Amortismanlar:

1) Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla iktisap edilen amortismana tabi iktisadi kıymetler için ayrılan amortismanlardan oluşur.

2) Ar-Ge ve yenilik faaliyeti dışında başka faaliyetlerde de kullanılan makine ve teçhizata ilişkin amortismanlar, bunların Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinde kullanıldığı gün sayısına göre hesaplanır.

c) Personel giderleri:

1) Kanun kapsamında gerçekleştirilen Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla çalıştırılan Ar-Ge personeliyle ilgili olarak tahakkuk ettirilen ücretler ile bu mahiyetteki giderlerdir.

2) Tam zamanlı Ar-Ge personeli sayısının %10’unu aşmamak üzere, Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerine katılan ve bu faaliyetlerle doğrudan ilişkili destek personelinin ücretleri ile bu mahiyetteki giderler de personel gideri kapsamındadır.

3) Kısmi çalışma hâlinde, personelin Ar-Ge ve yenilik faaliyetlerine ayırdığı zamanın toplam çalışma zamanına oranı dikkate alınmak suretiyle bulunan ücret tutarları, Ar-Ge ve yenilik harcaması olarak dikkate alınır.

d) Dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler: Normal bakım ve onarım giderleri hariç olmak üzere, Ar-Ge ve yenilik faaliyetleriyle ilgili olarak işletme dışında yerli veya yabancı diğer kurum ve kuruluşlardan mesleki veya teknik destek alınması veya bunlara yaptırılan analizlerle ilgili olarak yapılan ödemelerle, bu mahiyetteki diğer ödemelerdir. Bu şekilde alınan danışmanlık hizmeti ve diğer hizmet alımlarına ilişkin harcamalar Ar-Ge ve yenilik harcaması kapsamında gerçekleştirilen toplam harcama tutarının %20’sini geçemez.

-Yukarıdaki mevzuat hükmüne göre alet/teçhizatın kıymetinin tamamı değil amortismanı hesaplanarak 750’den 263’e taşınmalıdır. Alet/teçhizat bedeli ise 253-Tesis, Makine ve Cihazlar hesabına kaydedilmelidir.

-Yine yukarıdaki hükme göre malzeme kavramı TÜBİTAK mevzuatında olduğu gibi iki alt bileşeni kapsamaktadır. Birincisi;yönetmeliğin 7 – a/1 maddesinde belirtildiği gibi bize göre dar anlamda malzeme gideri olup, sadece proje için alınan malzemeleri kapsamaktadır. TÜBİTAK’ın maliyet formlarında bu malzeme giderleri G016’da belirtilmektedir. İkincisi ise; söz konusu proje için değil genel üretim için tedarik edilip 7 – b/2 maddesinde belirtildiği gibi Ar-Ge projesinde de stoktan kullanılan malzemeleri ifade etmektedir. TÜBİTAK’ın maliyet formlarında bu malzeme giderleri G016-A’da gösterilmektedir.

– Personele gelince bazı firmalar projede görev alan personele ait ücretlerin adam/ay oranlarını dikkate almaksızın Ar-Ge projesindeki personelin maliyetinin tamamını 750 nolu hesaba alıp, 751 yansıtma hesabıyla 263’e taşımaktadırlar. Oysa onaylanan Ar-Ge projelerinde gördüğümüz gibi projede görev alan personel örneğin 0,30 – 0,40 adam/ay oranı gibi kısmi çalışmaktadır. Bu durumda sadece kısmi çalışmaya göre bulunacak ücret 263 nolu hesaba taşınmalıdır.

– Hizmet alımları da 730-Genel Üretim Giderleri hesabı üzerinden 750 ve 263’e taşındıktan sonra Ar-Ge gideri ortaya çıkmış oluyor.

– Proje tamamlanınca 263’teki Ar-Ge gideri 5 yıl süreyle itfa edilerek (amortisman), ayrılan amortismanlar proje bittiği için gelir tablosu kalemi olan 630-Ar-Ge Giderleri hesabına aktarılarak giderleştirir.

– Öte yandan Ar-Ge’si biten ürün yada makine satışa konu olursa 263 nolu hesaptan çıkarılarak, ayrılmış ise itfa payı için borç yevmiye kaydı yapılarak, bulunan rakamın KDV’siz satış fiyatı ile mukayese edilmesinde kar varsa 679-Diğer Olağan Dışı Gelir ve Karlar hesabına, zarar var ise 689- Diğer Olağan Dışı Gider ve Zararlar hesabına kaydı yapılmaktadır.

 

SONUÇ

Mali Rapor ile AGY500 MM Raporunun hem doğru şekilde oluşturulup denetimlerde başarılı olunması için Ar-Ge firmalarının mümkün olduğu kadar fatura bazında banka yoluyla ödeme yapmasını, malzeme maliyetlerine dikkat etmesini, ortakların projede görev alması halinde genel kurul kararının ve noter tasdiklerinin yapılmasını, Ar-Ge muhasebesinin oluşturulmasını gerekli görmekteyiz. TÜBİTAK tarafından 10 yıl içinde MM düzeyinde yapılan mali denetimlerde   yanlışlık ya da eksiklik tespit edildiğinde firma ile MM birlikte müteselsilen fazla yapılan ödemeyi gecikme faiziyle birlikte geri ödemesi yanında 3 defa hatanın tekrarı halinde 3 yıl için firma için proje vermeme, MM için yine 3 yıl için rapor yazmama cezası verilmektedir. Ayrıca risk yönetimi için MM’lerin kendilerini mali sigorta yaptırmalarında fayda olduğunu düşünmekteyiz.