ÇOK GECİKMELİ DE OLSA TÜBİTAK-TEYDEB’DEN GELMEKTE OLAN AR-GE PROJELERİ DESTEK KARAR YAZILARI KARŞISINDA FİRMALAR İLE BİZ DANIŞMANLAR, ACİL OLARAK HANGİ ÇALIŞMALARI YAPMALIYIZ?

Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK

Ar-Ge, Yenilik ve Tasarım Hibe Fonları,

Tasarım/Ar-Ge Merkezi Uygulayıcısı,

Öğretim Üyesi, Sorumlu Ortak Baş Denetçi, YMM

www.abdanmerymm.com

abdanmer@gmail.com

Gülçin GÖKÇEYREK

Ar-Ge, Yenilik ve Tasarım Projeleri,

Tasarım/Ar-Ge Merkezi Mali Rapor Uzmanı

ggokceyrek@gmail.com

www.abdanmerymm.com

  31.05.2016

 

 

GİRİŞ

TÜBİTAK-TEYDEB’e Ar-Ge projeleri verilip onaylanan Ar-Ge projelerinin destek karar yazıları uzun bir bekleyişten sonra nihayet firmalara gelmeye başladı. Projeye bağlı yeni ürünlerin bazılarının güncelliğinin kaybolması/azalması yanında, iş paketlerinin yeni gelen destek karar yazılarının ve sözleşmelerin tarihlerine göre ileri tarihlere göre ötelenmesi gerekebiliyor. TÜBİTAK mevzuatına göre ileriye doğru öteleme,  en fazla destek karar yazısı tarihinin bulunduğu ayı takip eden ayın ilk gününe kadar değiştirilerek yeni bir sözleşme oluşturulabiliniyor.

Biz danışmanlar, firmalar ile hemen bir araya gelip acil toplantılar yaparak neleri yapmamız gerektiğini belirliyoruz ve uygulamaya geçiyoruz. Bu konuda 10 yılı geçen deneyimlerimize göre aşağıdaki kritik çalışmaların yapılmasını öneriyoruz

 

YAPILACAK ACİL ÇALIŞMALAR LİSTESİ

A) DESTEK KARAR YAZISININ GELMESİ İLE SGK VE VERGİ DAİRESİNE BAŞVURU YAPILMASI

– Her şeyden önce TÜBİTAK’tan gelen destek karar yazısını doğru anlamak gerekiyor. Yazı incelendiğinde çıkan kararın negatif yüklü olduğunu görürüz, destek kapsamı dışına alınan harcama ve gider kalemleri tanımlanarak, tanımlananlar dışındaki harcama ve giderlerin kabul edildiği anlaşılmaktadır.

– Proje onaylanıp destek karar yazısı geldiğinde bizce ilkin 5746 Sayılı Ar-Ge Teşvik Yasasına göre SGK İşveren desteğinden ve Gelir Vergisi Stopaj Teşvikinden yararlanılması aşamasına geçilmelidir.

– 5746 sayılı Kanundan faydalanılmak üzere proje destek karar yazısı ile beraber bir dilekçe ile SGK’ya başvurularak sistemin açılması sağlanmalıdır.

– Sistem açıldıktan sonra aylık bildirgeler verilirken çalışan Ar-Ge personeli projedeki adam/ay oranına göre gün sayıları belirlenip örneğin 0,30 adam/ay oranı ile Ar-Ge projesinde görev alıyor ise 9 gün 5746 sayılı Kanun’dan faydalandırılıp, 21 günü 5510 sayılı Kanun kapsamında bildirgeyi veriyor. Bu şekilde SGK Hizmet Listesi iki ayrı bildirim şeklinde veriliyor.

– Muhtasar Beyannamesinde yine aynı şekilde dilekçe ile vergi dairesine destek karar yazısı ile beraber başvurulup, 5746 sayılı Kanun Kapsamında Gelir Vergisi Stopaj teşvikinden yararlanılmak istenildiği talep ediliyor. Bilgi vererek işlem tamamlanmış oluyor.

– Personel ödemeleri mutlaka bankadan yapılması gerekiyor. Ücret ödemelerinin birebir bordroyla aynı olması söz konusu olup, bir lira bile eksik olmamalı. SGK Ödemeleri ve Muhtasar Ödemeleri mutlaka yapılmalı. Projenin ilgili dönemlerine ait Vergi Dairesine ve Sigortaya borcunun olmaması gerekiyor. Eğer bu dönemde ilgili kurumlara ve personele borcu varsa personel maliyeti destek kapsamı dışına alınıyor. Ayrıca, hibeyi alabilmek için TÜBİTAK, internet üzerinden SGK ve Vergi Dairesinden borcu olup olmadığını sorguluyor, borcu var ise nakdi ödeme yapmıyor. Ancak firma talep ederse SGK ve Vergi Dairesi borcuna bu alacağını mahsup edebiliyor.

 

B) TÜBİTAK’DAN ÖN ÖDEME (TRANSFER ÖDEMESİ) İÇİN YAPILACAK İŞLEMLER

Bazı firmalar, TÜBİTAK projesi onaylanmasına rağmen, mali zorluklar nedeniyle projelerini tamamlayamamakta veya uzatma talep ederek, TUBİTAK süreçlerini uzatmaktadır. TÜBİTAK’ın bu tip durumlar için geliştirmiş olduğu Transfer Ödemesi sistemi bilinmediği veya aşılamayacak mevzuat zorlukları varsayımı algılaması nedeniyle bu uygulamadan yararlanamamaktadırlar.

TÜBİTAK’dan Ar-Ge projesi onaylanarak destek karar yazısının alınması ve sözleşmenin TÜBİTAK tarafından imzalanmasından sonra dönemsel olarak proje bütçesinin % 25’i kadar ve 2.000.000 TL ile sınırlı FAİZSİZ ön ödeme alma imkanı bulunmaktadır.

İlk transfer ödemesi talebi projenin herhangi bir döneminde yapılabilir.  İlk transfer ödemesinin yapıldığı dönemi izleyen dönemlerde, önceki dönemlerin raporlarının TÜBİTAK tarafından kabulünü takiben firmadan transfer ödemesi talebi beklenmeksizin yeni transfer ödemesi yapılır. Yeni transfer ödemesi miktarı, destek kapsamına alınan proje bütçesinden geçmiş dönemlerin desteklemeye esas harcama tutarları çıkarıldıktan sonra kalan bütçenin yüzde yirmi beşi (%25) üzerinden, bir önceki dönemin destek tutarı ile yapılan mahsuplaşmayı takiben, transfer hesabında kalan tutar dikkate alınarak havale gerçekleştirilir. Bir bakıma sistem bir defaya mahsus teminat mektubu verilerek, otomatik mobil hale gelmektedir.

UYGULAMA ÖRNEĞİ

TÜBİTAK tarafından onaylanan 1507 destek programı toplam proje bütçesi 450.000,00.-TL. olup, 110.000 TL ön ödeme alınabilir. 140.000 TL.’lik bankadan teminat mektubunun alınıp TÜBİTAK’a verilmesi gerekiyor.

a) 2014/Birinci dönem raporu (01.05.2014-30.06.2014) harcama tutarı 10.000,00.-TL. olup, TÜBİTAK’tan gelen hibe tutarı 7.500,00.-TL.’dir.

Ön Ödeme 110.000 – 7.500,00 = 102.500,00

b) 2014/İkinci dönem raporu (01.07.2014-31.12.2014) harcama tutarı 250.000,00.-TL. olup, TÜBİTAK’tan gelen hibe tutarı 187.500 TL.’dir.

Hesapta kalan ön ödeme tutarı : 102.500,00

102.500 – 187.500 = 85.000.-TL.  şirket hesabına gelecek tutar

450.000,00 – 260.000,00 = 190.000,00 x %25 = 47.500

c) 2015/Birinci dönem raporu (01.01.2015-30.06.2015) harcama tutarı 190.000 TL. olup, TÜBİTAK’tan gelen hibe tutarı 142.500 TL.

47.500 – 142.500 = 95.000 TL. şirket hesabına gelecek tutar olup,  TÜBİTAK’tan son hibe havalesi yapılır yapılmaz teminat mektubu firmaya iade ediliyor.

 

C) TASARIM İŞ PAKETİ SONUNA GELİNMİŞSE MALZEMELER İÇİN FATURALARIN KESTİRİLMESİ

Tasarım iş paketinin sonuna ya da prototip imalat iş paketinin başına gelinmiş ise malzemelerin faturaları kesildiği takdirde en geç 2015 Mart sonuna kadar verilecek (fazla beklemeden Ocak sonunda verilmesi daha uygundur) dönem raporunda gösterilerek hibesi alınabilir (faturaların ödemeleri YMM raporu yazılıncaya kadar yapılabilinir), aksi halde malzemelerin gösterilmesi 2015 birinci dönem raporuna kalarak, hibesi Ekim, Kasım ayına kalabilir.

 

MALZEME ALIMLARININ BELGELENMESİ

– Proje onaylanıp öngörülen maliyetler projede kullanılarak gidere dönüştüğünde, hibe talebi için de malzeme giderlerini listelemek gerekmektedir. TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda malzeme gider listelemesi ile ilgili şöyle denilmektedir:

Malzeme alımları iki türlü belgelendirilebilir;

a) Malzemenin satın alınması,

b) Malzemenin firma stokundan kullanılması.

a) Malzemenin Satın Alınması

Proje destek süresi içerisinde proje faaliyetleri dikkate alınarak alınan malzeme giderleri G016 formunda gösterilmelidir.

b) Malzemenin Stoktan Kullanılması

Stoktan kullanılan malzemelerin fatura tarihi dikkate alınmaz. Ancak, stoktan kullanılan malzemelerin stok çıkış tarihi proje destek süresi içerisinde olmalıdır.

Buradan anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde malzeme alınırsa G016 formunda, daha önceden malzeme alınmış stoklarında bulunuyorsa malzemenin G016-A formunda gösterilmelidir (İthal malzemelerde proje başlangıç tarihinden geriye doğru en geç 3 ay içinde fiili ithalatı yapılmalıdır). Malzemenin stoktan kullanılması halinde muhasebe fişindeki stok çıkış tarihinin proje süresi içerisinde olmasına dikkat edilmelidir. Yukarıdaki ifadelerden anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde alınan malzeme kalemlerine ait muhasebe kayıtları, ayrı bir Ar-Ge muhasebesinin oluşturulması halinde sarfın yapıldığı tarihte kayıtların yapılmasını önerirken, uygulamada aralıklı envanter yöntemini kullanan firmaların geçici vergi dönemlerinde bu malzeme kayıtlarını esas üretim maliyetleri ile beraber kayıtlarını yaptıkları gözlenmektedir. Ama unutmamak gerekir ki stoktan kullanılan malzemeler olması halinde, stoktan malzeme kullanımına ilişkin ayrı bir muhasebe fişi düzenlenmelidir.

ÖNGÖRÜLEN İLE GERÇEKLEŞEN MALİYET KALEMLERİNDE SAPMALAR OLUNCA NE YAPILMALI ?

– Kuşkusuz öngörülen maliyet ile gerçekleşen maliyet mukayesesinde çoğu kez farklılıklar ortaya çıkabilmektedir. Eksik maliyetlerin olabileceği proje süresince ortaya çıkabileceği gibi süreç içinde projenin Ar-Ge niteliği yada yönü değişerek bazı malzemeler yerine yeni malzemelerin kullanılması da söz konusu olabilmektedir. Bu tür değişiklikleri, gerekçeleri ile birlikte teknik raporda belirtmek gerekir. Malzeme maliyetini TÜBİTAK mevzuatına göre onaydan sonraki aşamada %25 arttırmak mümkündür.

– Öngörülen ile gerçekleşen malzemelerin fiyat ve miktarlarında sapmaların olması doğaldır. Bize göre aynı olması halinde; ürün, süreç veya yaklaşım büyük ölçüde oluşturulmuş kabul edilerek, Ar-Ge’si bitmiş olarak algılanabilmektedir.

AR-GE PROJE MALZEME MALİYET FATURALARI NASIL KESİLMELİ VE ÖDEMESİ HANGİ YÖNTEMLE YAPILMALI?

– Proje malzeme maliyeti faturaları kesilirken proje öneri formundaki malzeme tanımı ile faturadaki malzeme tanımı ve ölçü birimleri birebir örtüşmeli, eğer değişiklik var ise teknik raporda gerekçeleriyle beraber açıklanmalıdır.

– Malzeme kalemlerinin proje başlangıç tarihinden önce ödeneceği gibi YMM Raporu yazılıncaya kadar cari hesap usulü değil mutlaka banka havale ya da çek ile fatura tarih/numarası belirtilerek yapılmalı(cari hesap usulünde YMM raporu yazılıncaya kadar en son  ar-ge faturasının kesildiği tarihe kadarki tüm borçların ödenmesi gerekirken, fatura bazlı ödemede sadece ilgili faturanın tam olarak  ödenmesi gerekiyor). Kısmi ödeme yapılması halinde ödenen kısım kadar hibeye tabi olmaktadır. Ödenmeyen kısım için daha sonraki dönemde ödemesi yapıldığı takdirde hibeye dahil edilebilmektedir (personellerin maaş ödemelerinde kısmi ödeme yapılması halinde derhal kapsam dışına alındığını ve daha sonraki dönem raporlarında telafisi olmadığını unutmamak gerekir).

 

D) TASARIM DOĞRULAMA HİZMETİ ALINIIYORSA FATURANIN KESTİRİLMESİ

Prototip imalata geçmeden önce  teknolojik tasarım düzeyinde mühendislik analizlerinin ve optimizasyon koşullarını sağlayan bilgisayar ortamında analizler yapılmalıdır. Fon veren kuruluşların özellikle son zamanlarda bu konuda daha çok hassas olduklarını gözlemlemekteyiz. Bu şekildeki bir yöntem deneme ve yanılma sürecini kısaltarak, bize zaman ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır. Bu bakımdan firma dışından tasarım doğrulama hizmeti öngörülüp, onaylanmışsa, bu hizmetin alınarak fatura kestirilmesi gerekmektedir.

 

E) TASARIM İÇİN PROGRAM VE BİLGİSAYARIN ALINMASI ÖNGÖRÜLÜP, ONAYLANMIŞSA ALIMININ YAPILMASI

Onaylanan proje için alınması öngörülüp onaylanan program ve bilgisayar da hemen alınıp, tasarım faaliyetleri için kullanılmalıdır, aksi halde süreçte gecikme olur.

 

F) AR-GE MUHASEBE KAYITLARININ MUTLAKA YAPILMASI

Ar-Ge muhasebe kayıtları 2014 Aralık ayında en azından personel maliyetleri için yapılması,2015 yılında verilecek TÜBİTAK-TEYDEB 1501 Sanayi Ar-Ge projelerinde hibe oranının minimum % 5 arttırılmasını sağlayacaktır, aksi halde örneğin malzemeler için  hibe oranı % 40’da kalmaktadır.

Ar-Ge harcama ve gider kalemleri için firmanın muhasebe sisteminde mutlaka Ar-Ge muhasebe alt sistemi kurularak; ilgili harcama ve giderler için şu işlemler yapılmalı ve hesap isimlerinde mutlaka proje numarası belirtilmelidir:

– Malzeme giderleri 150’den 710, yansıtma hesabı ile 750,

– Personel maliyetleri 720’den yansıtma hesabı ile  750,

– Danışmanlık ve hizmet alımları 730’dan yansıtma hesabıyla 750,

– Alet/teçhizat alımları ilk önce 253 nolu hesaba kaydedilip, proje süresince kullanım süresine göre hesaplanan amortisman itfa payı 750’ye,

– Bilgisayar alımı 255 nolu hesaba kaydedilip proje kullanım süresine göre hesaplanan amortisman itfa payı 750’ye

– Yazılım gideri ise 260 nolu hesaba kaydedilip, kullanım süresine göre hesaplanan amortisman itfa payı 750’ye kaydedilerek, dönem sonunda (aylık, üç aylık, yıllık dönem sonlarında) 750 nolu hesapta biriken maliyetler 751 yansıtma hesabıyla, 263-Ar-Ge Giderleri hesabına taşınır.

– Ar-Ge indirimleri için de mutlaka nazım hesaplar çalıştırılmalıdır.

Destek karar yazısından sonra 2015 Temmuz-Aralık aylarına ait gerçekleşen harcama ve giderlerin hibe talebi için 2016 Mart ayı sonuna kadar verilmesi gereken ve teknik, mali ve YMM raporlarından oluşan Ar-Ge yardımı istek dokümanlarının sonuçları 2016 Nisan/Mayıs ayında alınabilecektir. Bu bakımdan TÜBİTAK’tan gelecek havale tutarı 2015 yıl sonu itibariyle belli olmadığından 263 Ar-Ge gideri hesabında toplanan giderlerinin vergi matrahı indiriminde heba olmaması için nazım hesaplarla 2016 yılına taşınması yapılmalıdır. 2016 yılında havale gelince 263 hesaptaki Ar-Ge giderinden mahsup edilerek kalan tutar geçici vergi ve Kurumlar Vergisi matrahından % 100 indirilebilecektir.

G.DÖNEM RAPORU HAZIRLIKLARINA BAŞLANILMASI

Gelen destek karar yazılarının tarihlerine göre proje başlangıç tarihleri 2015 yılında olan projeler için hemen; başlangıç tarihleri 2016 yılında olan onaylanmış projeler için Haziran ayına girilmesi ve gecikilmemesi için 2016 Temmuz  2016/Ocak – Haziran aylarında yaptığımız harcama ve giderlerin TÜBİTAK’a  hibe başvurusu için teknik, mali ve YMM raporlarından oluşan dönem raporu hazırlıklarına başlanılmalıdır.


TÜBİTAK-TEYDEB’den Ar-Ge projesi onaylanan projeler için aşağıdaki mesaj gelmektedir:” 
Mali Raporun, Yeminli Mali Müşavir (YMM) tasdik aşamasında yaşanabilecek sorunlar da dikkate alınarak, son ana bırakılmadan YMM’ye zamanında iletilerek onaylatılması son gönderim tarihinde gecikme yaşamamanız açısından önem arz etmektedir”.

Bu bakımdan YMM raporunu oluştururken “doğru işi, doğru zamanda ve doğru şekilde “  ilk ve bir  defada yapabilmemiz  için deneyimlerimize göre aşağıdaki bilgi ve belgeleri firmalar  bize  zamanında ulaştırılması halinde, sorun çıkmamaktadır:

 

BİLGİ VE BELGELER

A) TÜBİTAK tarafından onaylanan AGY101 yada AGY100 formu, varsa değişikliklerle beraber (revize edilmiş haliyle) e-mail olarak,

B) Ar-Ge Konusu makine ya da ürün satıldı ise kesilen Satış faturası,(satış faturası  proje bitiş tarihinden önce kesilmemeli, özellikle Kamu’ya proje konusu makine ya da ürün satıldı ise destek reddedilir)

C) Projede kullanılacak tüm gider faturalarında“Bu faturada belirtilen toplam tutarın ………..TL’si ……….. numaralı TÜBİTAK – TEYDEB projesi için kullanılmıştır.”ibaresi yer alması gerekmektedir. Bu ibare için kaşe yaptırılmalıdır. 

D) Harcama ve gider belgeleri, fatura, irsaliye, muavin dökümleri ve aşağıdaki diğer belgelerin üzerine ASLI GİBİDİR kaşesi vurulduktan sonra şirket unvanı veya unvanı içeren şirket kaşesi üzerine şirket yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir.

E) Banka ve çek ödemelerine ait banka dekontlarının ya da banka ekstrelerinin ilgili banka tarafından kaşeli imzalı teyidi.

F) TRANSFER ÖDEMESİ olanlar için ilgili özel TÜBİTAK banka hesabına transfer ödemesi geldiği tarihten YMM raporu yazılıncaya kadarki hesap hareketlerini gösteren banka hesap ekstresi banka onaylı teyidi,

G) Personel Giderleri (G011);

1- Proje başlangıç tarihinden itibaren SGK hizmet dökümleri(prim hizmet belgeleri), tahakkuk fişleri, ödeme makbuzları, ücret bordroları, maaş ödemelerine ait banka dekontları yada banka ekstresi (banka tarafından kaşeli imzalı teyidi)

2- Projede çalışan personele ait öğrenim durumlarını gösteren diploma fotokopileri (bazılarında mezuniyet tarihleri diplomanın arka sayfasında olduğundan diplomaların önlü arkalı fotokopisi),  işe giriş bildirgeleri,

3- AR-GE işçiliklerine ait 335, 360, 361, 720 hesapların muavin dökümleri, bunların 750 ve 263 hesaplara taşınma kayıtları

4- İlgili aylara ait (Proje süresince) Muhtasar Beyannameleri, tahakkuk fişleri ve vergi alındıları,

5- Projede çalışan personel işten ayrılırsa yada projeye yeni dahil olan personel var ise işe giriş bildirgeleri, öğrenim durumlarını gösteren diploma fotokopileri ayrıca cv’leri, projedeki görev ve unvanları, adam/ay oranları

6- Projede çalışan personellerden KOSGEB Nitelikli Eleman desteğinden yararlananlar var ise bunların kapsam dışına alınması için tarafımıza bildirilmesi,

7- Projede firma ortakları, Yönetim Kurulu Üyeleri (Anonim Şirketler) ve Müdürlerinin (Limited Şirketler)görev alması durumunda, bunlara ilişkin personel giderlerinin belgelenmesi (tüm belgeler firma onaylı olarak) aşağıdaki şekilde gerçekleştirilmelidir;

–  Anonim şirketlerde; Projede görev alan Yönetim Kurulu Üyelerine tutarı esas sözleşme ile veya genel kurul kararı alınması şartıyla ücret ödenebilir. Yapılan ücret ödemeleri ile ilgili:

o   ücret ödemesinin başladığı tarihi,

o   ücret tutarının tespiti (ücret tutarı açıkça belirtilmedir) ve tayinini gösteren Genel Kurul Toplantı Tutanağı’nın (ücretler Genel Kurul Toplantı Tutanağı’nın düzenlendiği tarihten itibaren destek kapsamına alınır ve geçmiş tarihlere yönelik alınan kararlar dikkate alınmaz) noter tarafından onaylanmış kopyası veya esas sözleşmenin firma onaylı bir nüshası,

 –  Limited şirketlerde: Projede görev alan şirket Müdürlerine yapılan ücret ödemeleri ile ilgili:

o   ücret ödemesinin başladığı tarihi,

o   ücret tutarının tespiti (ücret tutarı açıkça belirtilmedir) ve tayinini gösteren Genel Kurul Kararı’nın noter tarafından onaylanmış kopyası,

 

H) Seyahet Giderleri (G012);

1-      Proje ile ilgili seyahat giderlerine ait faturalar, ilgili faturalara ait irsaliye fotokopisi ve ödeme evrakı ile bu faturaların kaydedildiği hesabın muavin dökümü,

2-      İlgili seyahate ait Elektronik Yolcu Bileti

 

İ)  Alet/Teçhizat/Yazılım/Yayın Giderleri (G013);

1-      Proje ile ilgili Alet/Teçhizat/Yazılım/Yayın giderlerine ait faturalar, ilgili faturalara ait irsaliye fotokopileri ve ödeme evrakı ile bu faturaların kaydedildiği mahsup fişleri ve ilgili hesapların muavin dökümleri

2-      İthal alımlarda, Gümrük Giriş Beyannamesi, ithalat faturası, Gümrük Vezne Alındısı ve faturada belirtilen döviz tutarının transferine ait banka dekontu

3-      Finansal Kiralama Leasingle alınan alımlarda Aylık Kira taksitlerine ait faturalar ve ödeme belgeleri, ayrıca finansal kiralama sözleşmesi ve ödeme planı

4-      İlgili hesapların 750 ve 263 nolu hesaplara amortisman kayıtlarının aktarılması

 

J)Yurtiçi AR-GE Kuruluşlarına Yaptırılan İşler (G014);

1- Proje ile ilgili Yurtiçi AR-GE Kuruluşlarında Yaptırılan İşlere ait fatura ve ödeme evrakı ile bu faturaların kaydedildiği hesabın muavin dökümü,

2- Yurtiçi AR-GE Kuruluşu ile yapılan sözleşme yada protokol söz konusu sözleşmede, alınan hizmete ilişkin ayrıntılı açıklama yer alması gerekmektedir.

3- 730 yada 750’den 263 nolu hesaplara aktarılmasının kayıtları

 

K)Danışmanlık Hizmeti ve Diğer Hizmet Giderleri (G015);

1- Proje ile ilgili hizmet alımlarına ait faturalar, ilgili faturalara ait irsaliye fotokopileri ve ödeme evrakı ile bu faturaların kaydedildiği hesabın muavin dökümü,

2- Danışmanlık sözleşmelerinin fotokopileri, söz konusu sözleşmede, alınan hizmete ilişkin ayrıntılı açıklama yer alması gerekmektedir.

3- 730 yada 750’den 263 nolu hesaplara aktarılmasının kayıtları

 

L)  Malzeme Giderleri (G016);

1- Proje ile ilgili olarak alınan malzemelere ait satıcı faturaları, ilgili faturalara ait irsaliye fotokopileri,  320 satıcı hesaplarının ve ilgili 150 hesaplarının muavin dökümleri, firmalara yapılan ödemelerle ilgili banka dekontları, çek fotokopileri ve çeklerin ödendiğine dair banka dekontları,

2- Ar-Ge kapsamındaki proje için malzeme sarflarına ait tutarlandırılmış stoktan çıkış sarf listeleri, ilgili 150 hesapların muavin dökümleri

3- İthal alımlarda, Gümrük Giriş Beyannamesi, ithalat faturası, Gümrük Vezne Alındısı ve faturada belirtilen döviz tutarının transferine ait banka dekontu

4- Proje önerisi tahmini maliyet listesinde yer alan malzeme kalemlerini fatura üzerinde sıra numaralarını belirtilerek eşleştirmenin yapılması. Ayrıca bazı kalemler proje ile ilişkilendirilemediğinden kapsam dışına alınıyor. Fatura üzerinde ilgili sıra numaralarını yazarlarsa, hem denetim zamanı kısalır hem de kapsam dışına alınmaz.  İlave malzeme kalemleri var ise faturaların üzerlerine kurşun kalemle gerekçelendirilmesi mutlaka yazılmalıdır.

5- 150’den 750 ve 263 nolu hesaplara aktarılmasının kayıtları

 

M ) Bilanço ve Gelir Tablosu ile Firma Bilgileri;

1- Son yılın Bilanço ve Gelir Tablosu (Vergi Dairesi veya YMM tarafından tasdikli)

2- Proje süresi içinde verilen geçici vergi beyannameleri ve eki gelir tablolarının düzenlenmesine esas olan yansıtmalar kapatılmadan önceki mizanlar,

3- Cari yılın Defter bilgileri, onay makamı, onay tarihi, yevmiye numaraları ve defterlerin noter tasdiklerinin olduğu sayfaların fotokopileri,

4- Firma ortaklarının TC kimlik numaraları, görev/unvanları,  hisse oranları, hisse miktarları ve ortaklar pay defterinin ilgili sayfalarının fotokopileri,

5- İmza Sirküleri,

6- Ticaret Sicil Gazeteleri (kuruluştan itibaren değişikliklerle beraber)fotokopileri,

7- KOBİ Beyannamesi,

8- TÜBİTAK hibesinin yatırılacağı banka hesap nosu,

 

SONUÇ

Geçmişin bugün şu an itibariyle bittiğini dikkate alıp, bugün ne yapabiliriz bakış açısıyla destek karar yazıları gelen firmaların yukarıdaki çalışmaları bir an önce başlayıp bitirmesi önem taşımaktadır. Bu oluş, hem hibenin bir an önce alınması yanında, hem de ar-ge projesi ile prototipi tamamlanan yeni ya da iyileştirilmiş ürünlerin seri üretimi ve ticarileşmesi için gerekecek fonların ve teşviklerin sağlanmasına yönelik birçok destek programı çağrılarını kaçırmamak için elzemdir(seri üretim ve ticarileşmeye yönelik destek programları hakkında ayrıntılı açıklama yapan makalemiz: “http://www.abdanmerymm.com/ar-ge-yenilik-ve-tasarim-faaliyetlerinde-bulunan-kobiler-devaminda-seri-uretim-ve-ticarilesme-icin-hibe-agirlikli-11-destek-programina-nasil-ulasir.html).