Gülçin GÖKÇEYREK & Buse ARSLAN
Ar-Ge ve Yenilik Mali Rapor Uzmanları
GİRİŞ
2014 yılının ikinci çeyreğinde TÜBİTAK-TEYDEB’e verilip onaylanan Ar-Ge projelerinin destek karar yazıları Aralık ayında gelmeye başladı. Yılın son ayı olması nedeniyle Aralık ayında yapılacak bazı çalışmaların önemli olduğunu ve 2015 yılı performansını etkileyeceği dikkate alınarak aşağıda bize yerine getirilmesi gereken kritik çalışmalar açıklanmaktadır.
ARALIK AYI KRİTİK FAALİYETLER
A)DESTEK KARAR YAZISININ GELMESİ İLE SGK VE VERGİ DAİRESİNE BAŞVURU YAPILMASI
– Proje onaylanıp destek karar yazısı geldiğinde bizce ilkin 5746 Sayılı Ar-Ge Teşvik Yasasına göre SGK İşveren desteğinden ve Gelir Vergisi Stopaj Teşvikinden yararlanılması aşamasına geçilmelidir.
– 5746 sayılı Kanundan faydalanılmak üzere proje destek karar yazısı ile beraber bir dilekçe ile SGK’ya başvurularak sistemin açılması sağlanmalıdır.
– Sistem açıldıktan sonra aylık bildirgeler verilirken çalışan Ar-Ge personeli projedeki adam/ay oranına göre gün sayıları belirlenip örneğin 0,30 adam/ay oranı ile Ar-Ge projesinde görev alıyor ise 9 gün 5746 sayılı Kanun’dan faydalandırılıp, 21 günü 5510 sayılı Kanun kapsamında bildirgeyi veriyor. Bu şekilde SGK Hizmet Listesi iki ayrı bildirim şeklinde veriliyor.
– Muhtasar Beyannamesinde yine aynı şekilde dilekçe ile vergi dairesine destek karar yazısı ile beraber başvurulup, 5746 sayılı Kanun Kapsamında Gelir Vergisi Stopaj teşvikinden yararlanılmak istenildiği talep ediliyor. Bilgi vererek işlem tamamlanmış oluyor.
– Personel ödemeleri mutlaka bankadan yapılması gerekiyor. Ücret ödemelerinin birebir bordroyla aynı olması söz konusu olup, bir lira bile eksik olmamalı. SGK Ödemeleri ve Muhtasar Ödemeleri mutlaka yapılmalı. Projenin ilgili dönemlerine ait Vergi Dairesine ve Sigortaya borcunun olmaması gerekiyor. Eğer bu dönemde ilgili kurumlara ve personele borcu varsa personel maliyeti destek kapsamı dışına alınıyor. Ayrıca, hibeyi alabilmek için TÜBİTAK, internet üzerinden SGK ve Vergi Dairesinden borcu olup olmadığını sorguluyor, borcu var ise nakdi ödeme yapmıyor. Ancak firma talep ederse SGK ve Vergi Dairesi borcuna bu alacağını mahsup edebiliyor
B)-TASARIM İŞ PAKETİ SONUNA GELİNMİŞSE MALZEMELER İÇİN FATURALARIN KESTİRİLMESİ
Tasarım iş paketinin sonuna ya da prototip imalat iş paketinin başına gelinmiş ise malzemelerin faturaları kesildiği takdirde en geç 2015 Mart sonuna kadar verilecek (fazla beklemeden Ocak sonunda verilmesi daha uygundur) dönem raporunda gösterilerek hibesi alınabilir (faturaların ödemeleri YMM raporu yazılıncaya kadar yapılabilinir), aksi halde malzemelerin gösterilmesi 2015 birinci dönem raporuna kalarak, hibesi Ekim, Kasım ayına kalabilir.
MALZEME ALIMLARININ BELGELENMESİ
– Proje onaylanıp öngörülen maliyetler projede kullanılarak gidere dönüştüğünde, hibe talebi için de malzeme giderlerini listelemek gerekmektedir. TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda malzeme gider listelemesi ile ilgili şöyle denilmektedir:
Malzeme alımları iki türlü belgelendirilebilir;
a) Malzemenin satın alınması,
b) Malzemenin firma stokundan kullanılması.
a) Malzemenin Satın Alınması
Proje destek süresi içerisinde proje faaliyetleri dikkate alınarak alınan malzeme giderleri G016 formunda gösterilmelidir.
b) Malzemenin Stoktan Kullanılması
Stoktan kullanılan malzemelerin fatura tarihi dikkate alınmaz. Ancak, stoktan kullanılan malzemelerin stok çıkış tarihi proje destek süresi içerisinde olmalıdır.
Buradan anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde malzeme alınırsa G016 formunda, daha önceden malzeme alınmış stoklarında bulunuyorsa malzemenin G016-A formunda gösterilmelidir (İthal malzemelerde proje başlangıç tarihinden geriye doğru en geç 3 ay içinde fiili ithalatı yapılmalıdır). Malzemenin stoktan kullanılması halinde muhasebe fişindeki stok çıkış tarihinin proje süresi içerisinde olmasına dikkat edilmelidir. Yukarıdaki ifadelerden anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde alınan malzeme kalemlerine ait muhasebe kayıtları, ayrı bir Ar-Ge muhasebesinin oluşturulması halinde sarfın yapıldığı tarihte kayıtların yapılmasını önerirken, uygulamada aralıklı envanter yöntemini kullanan firmaların geçici vergi dönemlerinde bu malzeme kayıtlarını esas üretim maliyetleri ile beraber kayıtlarını yaptıkları gözlenmektedir. Ama unutmamak gerekir ki stoktan kullanılan malzemeler olması halinde, stoktan malzeme kullanımına ilişkin ayrı bir muhasebe fişi düzenlenmelidir.
ÖNGÖRÜLEN İLE GERÇEKLEŞEN MALİYET KALEMLERİNDE SAPMALAR OLUNCA NE YAPILMALI ?
– Kuşkusuz öngörülen maliyet ile gerçekleşen maliyet mukayesesinde çoğu kez farklılıklar ortaya çıkabilmektedir. Eksik maliyetlerin olabileceği proje süresince ortaya çıkabileceği gibi süreç içinde projenin Ar-Ge niteliği yada yönü değişerek bazı malzemeler yerine yeni malzemelerin kullanılması da söz konusu olabilmektedir. Bu tür değişiklikleri, gerekçeleri ile birlikte teknik raporda belirtmek gerekir. Malzeme maliyetini TÜBİTAK mevzuatına göre onaydan sonraki aşamada %25 arttırmak mümkündür.
– Öngörülen ile gerçekleşen malzemelerin fiyat ve miktarlarında sapmaların olması doğaldır. Bize göre aynı olması halinde; ürün, süreç veya yaklaşım büyük ölçüde oluşturulmuş kabul edilerek, Ar-Ge’si bitmiş olarak algılanabilmektedir.
AR-GE PROJE MALZEME MALİYET FATURALARI NASIL KESİLMELİ VE ÖDEMESİ HANGİ YÖNTEMLE YAPILMALI?
– Proje malzeme maliyeti faturaları kesilirken proje öneri formundaki malzeme tanımı ile faturadaki malzeme tanımı ve ölçü birimleri birebir örtüşmeli, eğer değişiklik var ise teknik raporda gerekçeleriyle beraber açıklanmalıdır.
– Malzeme kalemlerinin proje başlangıç tarihinden önce ödeneceği gibi YMM Raporu yazılıncaya kadar mümkünse cari hesap usulü değil havale yada çek ile fatura tarih/numarası belirtilerek yapılmalı. Kısmi ödeme yapılması halinde ödenen kısım kadar hibeye tabi olmaktadır. Ödenmeyen kısım için daha sonraki dönemde ödemesi yapıldığı takdirde hibeye dahil edilebilmektedir.
C)-TASARIM DOĞRULAMA HİZMETİ ALINIIYORSA FATURANIN KESTİRİLMESİ
Prototip imalata geçmeden önce teknolojik tasarım düzeyinde mühendislik analizlerinin ve optimizasyon koşullarını sağlayan bilgisayar ortamında analizler yapılmalıdır. Fon veren kuruluşların özellikle son zamanlarda bu konuda daha çok hassas olduklarını gözlemlemekteyiz. Bu şekildeki bir yöntem deneme ve yanılma sürecini kısaltarak, bize zaman ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır. Bu bakımdan firma dışından tasarım doğrulama hizmeti öngörülüp, onaylanmışsa, Aralık ayında bu hizmetin alınarak fatura kestirilmesi gerekmektedir.
Bilgisayar ortamında yapılabilecek analizlere ilişkin ANSYS akış şeması bir ön bilgi vermektedir.
ANSYS akış şemasına ulaşmak için; ANSYS
D)TASARIM İÇİN PROGRAM VE BİLGİSAYARIN ALINMASI ÖNGÖRÜLÜP, ONAYLANMIŞSA ALIMININ YAPILMASI
Onaylanan proje için alınması öngörülüp onaylanan program ve bilgisayar da Aralık ayında alınıp, tasarım faaliyetleri için kullanılmalıdır, aksi halde süreçte gecikme olur.
E)AR-GE MUHASEBE KAYITLARININ MUTLAKA YAPILMASI
Ar-Ge muhasebe kayıtları 2014 Aralık ayında en azından personel maliyetleri için yapılması,2015 yılında verilecek TÜBİTAK-TEYDEB 1501 sanayi ar-ge projelerinde hibe oranının minimum % 5 arttırılmasını sağlayacaktır, aksi halde örneğin malzemeler için hibe oranı % 40’da kalmaktadır.
Ar-Ge harcama ve gider kalemleri için firmanın muhasebe sisteminde mutlaka Ar-Ge muhasebe alt sistemi kurularak; ilgili harcama ve giderler için şu işlemler yapılmalı ve hesap isimlerinde mutlaka proje numarası belirtilmelidir:
– Malzeme giderleri 150’den 710, yansıtma hesabı ile 750,
– Personel maliyetleri 720’den yansıtma hesabı ile 750,
– Danışmanlık ve hizmet alımları 730’dan yansıtma hesabıyla 750,
– Alet/teçhizat alımları ilk önce 253 nolu hesaba kaydedilip, proje süresince kullanım süresine göre hesaplanan amortisman itfa payı 750’ye,
– Bilgisayar alımı 255 nolu hesaba kaydedilip proje kullanım süresine göre hesaplanan amortisman itfa payı 750’ye
– Yazılım gideri ise 260 nolu hesaba kaydedilip, kullanım süresine göre hesaplanan amortisman itfa payı 750’ye kaydedilerek, dönem sonunda (aylık, üç aylık, yıllık dönem sonlarında) 750 nolu hesapta biriken maliyetler 751 yansıtma hesabıyla, 263-Ar-Ge Giderleri hesabına taşınır.
– Ar-Ge indirimleri için de mutlaka nazım hesaplar çalıştırılmalıdır.
SONUÇ
Firmaların Ar-Ge çalışmalarında başarılı olabilmesi için yapılacak işlemleri doğru şekilde kurgulayıp, doğru şekilde zamanında gerçekleştirmesi gerekmektedir.
